Jak zamknąć działalność gospodarczą?

Jak prawidłowo zamknąć działalność gospodarczą? O czym należy pamiętać? Kiedy o likwidacji firmy trzeba powiadomić ZUS i urząd skarbowy? Podpowiadamy, co robić, aby zamknięcie działalności gospodarczej było bezstresowe i wygodne.

Zamknięcie działalności gospodarczej – kiedy się na to zdecydować? 

Likwidacja działalności gospodarczej może być podyktowana różnymi czynnikami. Może być to niekorzystna sytuacja na rynku, brak popytu na towary i świadczone usługi czy też kiepska sytuacja finansowa firmy. Warto tutaj kierować się chłodną kalkulacją i wziąć pod uwagę to, czy firma nie przynosi strat. Pamiętajmy też, że chcąc zamknąć działalność gospodarczą, nie możemy mieć nieuregulowanych zobowiązań, ani zatrudniać pracowników.

Niekiedy rozwiązaniem, które pozwoli uporać się z przejściowymi kłopotami, może być kredyt dla firm. Dobrym pomysłem jest też zawieszenie działalności gospodarczej. 

Niezależnie od tego, z jakiego powodu chcemy zlikwidować firmę, to istnieją pewne formalności, których należy dopełnić, aby prawidłowo zamknąć działalność gospodarczą. 

Zgodnie z Ustawą z dnia 2.07.2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej zamknięcie działalności gospodarczej to trwałe zaprzestanie prowadzenia działalności gospodarczej. Polega to na zaprzestaniu działalności zarobkowej, która wcześniej była wykonywana w sposób ciągły i zorganizowany ¹.

Likwidacja działalności gospodarczej – krok po kroku

Jeśli zastanawiasz się nad tym, jak zamknąć firmę, to musisz wiedzieć, że nie wystarczy po prostu zaprzestać działalności. Zakładając, że prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą, to pierwszym, co musimy zrobić jest złożenie wniosku CEIDG-1 o likwidacji firmy. Mamy na to 7 dni od faktycznego zaprzestania działalności. Wniosek do CEIDG możemy złożyć:

• online (jeśli mamy Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany),
• osobiście (w urzędzie miasta lub gminy),
• pocztą (w tym przypadku konieczne będzie poświadczenie u notariusza widniejącego na wniosku podpisu, takie poświadczenie należy dołączyć do formularza).

Termin wykreślenia z CEIDG zależy od tego, w jaki sposób złożyliśmy wniosek. Co do zasady wykreślenie powinno nastąpić najpóźniej następnego dnia roboczego, licząc od daty wpłynięcia wniosku. Data zamknięcia działalności nie może być późniejsza od daty złożenia wniosku. Samo złożenie wniosku jest bezpłatne.

Warto wiedzieć, że mimo wykreślenia, nasza firma nie zniknie z ewidencji. Jej dane będą nadal widoczne. Jedyną różnicą będzie fakt, że znajdzie się tam również informacja o dacie wykreślenia z CEIDG.

W sytuacji, gdy zatrudniamy pracowników, to pierwszym krokiem musi być rozwiązanie z nimi umów. Tutaj należy pamiętać o tym, że rozstanie z pracownikami nie zwalnia nas z obowiązku przechowywania dokumentów dotyczących ich zatrudnienia.

Jak zamknąć działalność gospodarczą przez internet?

Istnieje również możliwość zamknięcia działalności gospodarczej przez internet. Aby móc to zrobić, najlepiej jest mieć profil zaufany. Pozwoli nam to zaoszczędzić sporo czasu i zwolni nas z konieczności składania osobistej wizyty w urzędzie.

Jak już wspomnieliśmy, aby złożyć wniosek CEIDG przez internet, najlepiej jest mieć profil zaufany, podpis kwalifikowany, e-dowód lub mojeID. W ten sam sposób można również wyrejestrować się z ZUS i dopełnić szeregu innych formalności.

Zamknięcie działalności gospodarczej – czy muszę poinformować urząd skarbowy?

Informacja o wykreśleniu z CEIDG trafi automatycznie do urzędu skarbowego, Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społeczna. Oznacza to, że o likwidacji firmy nie musisz informować osobiście żadnego z tych podmiotów.

Nieco inaczej wygląda to wówczas, gdy Twoją formą rozliczenia jest karta podatkowa. Wówczas musisz złożyć do urzędu skarbowego PIT-16Z. Taki obowiązek ciąży na Tobie niezależnie od tego, czy organ podatkowy zostanie poinformowany o zamknięciu działalności gospodarczej.

PIT-16Z powinien zawierać datę zakończenia działalności gospodarczej. Dzięki temu urząd skarbowy będzie w stanie określić prawidłowy podatek dla celów karty podatkowej.

Likwidacja działalności gospodarczej a obowiązek podatkowy

Jeśli zdecydowaliśmy się na taki krok jak zamknięcie firmy, musimy również dopełnić kilku obowiązków związanych z samym rozliczeniem podatku dochodowego. Najważniejszą formalnością, o której musimy pamiętać, jest sporządzenie wykazu składników majątku firmy oraz spisu z natury.

Spis z natury powinien zostać sporządzony na dzień zamknięcia działalności. Musimy go zrobić wówczas, gdy prowadziliśmy podatkową księgę przychodów i rozchodów lub opłacaliśmy podatek w formie ryczałtu od dochodów ewidencjonowanych.

Zamknięcie działalności gospodarczej powoduje, że firmowy majątek staje się prywatnym majątkiem osoby, która prowadziła działalność. Jeśli nie sprzedamy go w ciągu 6 lat, nie będziemy musieli zapłacić podatku z tego tytułu. Obowiązek podatkowy powstanie wówczas, gdy wspomniany majątek sprzedamy wcześniej.

Likwidacja firmy a PIT

W przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych nie trzeba robić remanentu likwidacyjnego i wysyłać go do urzędu. Wystarczy jedynie sporządzić wykaz składników majątku i przechowywać go w dokumentacji do wglądu dla organów podatkowych.

Wykaz składników majątku firmy – co powinien zawierać?

Aby wykaz składników majątku firmy został sporządzony prawidłowo, musi zawierać:

• nazwę składnika majątku,
• datę nabycia składnika majątku,
• kwotę wydatków poniesioną na nabycie składnika majątku,
• kwotę wydatków poniesioną na nabycie składnika majątku, która została zaliczona do kosztów uzyskania przychodu,
• wartość nabywczą.

Co ważne, wykaz składników majątku firmy powinien uwzględniać również te rzeczy, które znajdują się na stanie firmy, ale nie są naszą własnością. W takim przypadku nie trzeba ich wyceniać, wystarczy jedynie napisać do kogo one należą.

Warto wiedzieć, że te składniki majątku, które są naszą własnością, nie zostają uwzględnione przy ustalaniu dochodu na dzień zamknięcia firmy. Tym samym nie podlegają one opodatkowaniu. Może się to zmienić, jeśli zdecydujemy się na ich sprzedaż w ciągu 6 lat od zamknięcia firmy. Dopiero wówczas możemy uzyskać przychód, od którego będziemy musieli odprowadzić podatek dochodowy.

Wykazu składników majątku nie musimy przekazywać do urzędu skarbowego. Wystarczy go sporządzić i przechowywać przez 5 lat, a w razie potrzeby udostępnić organom podatkowym.

Spis z natury – co musi się w nim znaleźć?

Jak już wspomnieliśmy, jeśli prowadząc działalność gospodarczą, rozliczałeś się w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub opłacałeś podatek dochodowy w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, to będziesz musiał sporządzić spis z natury.

Spis z natury (remanent likwidacyjny), jak wskazuje sama nazwa, wykonywany jest na dzień, w którym zamykamy działalność gospodarczą.

Spis z natury musi uwzględniać:

• towary handlowe,
• surowce podstawowe i pomocnicze,
• półwyroby,
• produkcję w toku,
• wyroby gotowe, braki i odpady,
• wyposażenie.

Jeśli jesteśmy opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, to spis z natury obejmie również rzeczowe składniki majątku. Będą to te rzeczy, które są związane z prowadzoną działalnością, a które nie są środkami trwałymi.

Ponadto, spis z natury musi zawierać:

• imię i nazwisko właściciela firmy,
• datę sporządzenia spisu,
• szczegółowe określenie towaru i innych składników,
• wartość towarów,
• podpis właściciela firmy.

Istotny jest tutaj fakt, że nawet jeśli nie posiadamy żadnych towarów, które powinien uwzględniać spis z natury, to i tak musimy go sporządzić. Wówczas wartość remanentu likwidacyjnego wynosi 0.

Czy muszę wyrejestrować firmę z ZUS?

Po złożeniu wniosku do CEIDG-1 ZUS wyrejestruje naszą firmę automatycznie. Nie musimy robić tego osobiście. ZUS sporządzi za nas formularz ZUS ZWPA i wyrejestruje nas jako płatnika składek. Na tym samym wniosku możemy też wyrejestrować z ubezpieczenia pracowników i zgłoszonych do ubezpieczenia członków rodziny.

Zamknięcie działalności gospodarczej – lista obowiązków

Decyzję o zakończeniu działalności gospodarczej warto podjąć jak najwcześniej. Dzięki temu unikniemy braku płynności finansowej lub co gorsza wpadnięcia w długi.

Podsumowując, jeśli chcesz zamknąć działalność gospodarczą pamiętaj o:

• zwolnieniu ewentualnych pracowników,
• okolicznościach, w których należy zapłacić podatek dochodowy,
• rozliczeniu się z urzędem skarbowym,
• przechowywaniu dokumentów pracowniczych,
• złożeniu wniosku do CEIDG,
• sprawdzeniu, czy nastąpiło wykreślenie wpisu,
• poinformowaniu urzędów i rozliczeniu się z nimi,
• sporządzeniu spisu z natury,
• sporządzeniu wykazu składników majątku firmy,
• dokładnym rozliczeniu podatkowym,
• zamknięciu kasy fiskalnej (następuje to w obecności pracownika urzędu skarbowego, który dokona odczytu pamięci kasy fiskalnej i sporządzi protokół),
• zamknięciu wszystkich zobowiązań.

Pamiętaj, że dopełnienie tych formalności wiąże się z koniecznością zaprzestania prowadzenia działalności. Nie możesz jej bowiem wykonywać jako osoba prywatna.

Wykreślenie działalności gospodarczej nakłada na Ciebie określone obowiązki podatkowe. Decyzję o tym, by zakończyć działalność gospodarczą, możemy podjąć w dowolnym momencie. Najłatwiej jest zakończyć działalność gospodarczą wówczas, gdy prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą lub jednoosobową spółkę kapitałową. Jeśli zamykasz działalność gospodarczą, a masz zawarte umowy z pracownikami lub podwykonawcami, to najpierw będziesz musiał je rozwiązać.

Źródła:

1. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20041731807