Kontrahent — kto to jest? Jego rola i znaczenie dla firmy

Kim jest kontrahent? Czy to tylko druga firma? Czy może klient też nim jest? Jakie są prawa i obowiązki kontrahentów?

Kontrahent to jedno z pojęć, które znają niemal wszyscy. Ale czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, kim dokładnie jest kontrahent? Czy są to tylko osoby na działalności gospodarczej? Lub jakie prawa i obowiązki ma kontrahent? Sprawdzam!

Kontrahent — kto to taki?

Jest to osoba fizyczna lub prawna, która jest stroną umowy, uczestniczącą w obrocie gospodarczym. Mówiąc prościej, kontrahent to partner w biznesie, z którym zawierasz umowę współpracy.

Przykład kontrahenta

Kontrahentów najogólniej możemy podzielić na:

1. Dostawców, czyli firmy, które dostarczają Ci towary i usługi, za które Ty płacisz. Dostawca-kontrahent wystawia Ci fakturę.

2. Odbiorców, czyli przedsiębiorstwa i osoby fizyczne, do których sprzedajesz swoje towary czy usługi. W tym przypadku płatnikiem wystawionej przez Ciebie faktury jest kontrahent.

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej to ciągła walka o kontrahentów. Bez nich przedsiębiorstwo bardzo szybko by upadło. Wyobraź sobie firmę, która produkuje ekskluzywne portfele. W jednym momencie traci swoich dostawców i nie ma materiałów, by je nadal wytwarzać. Albo odwrotna sytuacja: przez kryzys nikt nie kupuje ich produktów. Przedsiębiorstwo, pozbawione kontrahentów, nie utrzyma się długo na rynku.

Kto może zostać kontrahentem?

Tak naprawdę każdy. Może nim być każdy dostawca i odbiorca towarów lub usług, zarówno prywatny (pan Kazik sprzedaje dla zieleniaka swoje warzywa z ogródka), jak i firmowy (restauracja kupuje od zieleniaka hurtowe ilości warzyw). Są to również wszelkiego rodzaju, partnerzy handlowi, firmy udzielające finansowania, np. banki czy firmy leasingowe, podwykonawcy, pracownicy, ubezpieczyciele itp.

Kontrahenci a przepisy prawne

Nie można jednoznacznie powiedzieć, kim jest kontrahent, ponieważ może nim zostać praktycznie każdy. Dlatego też nie ma jednego przepisu, który określałby zakres ich praw i obowiązków. Wręcz przeciwnie, w obowiązujących aktach prawnych znajdziesz wiele definicji i regulacji nt. tego zagadnienia — w zależności od tego, kim jest nasz kontrahent.

Przykładowe przepisy to: Kodeks Cywilny, Prawo Bankowe, Kodeks pracy, Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Ustawa o rachunkowości, Ustawa o usługach turystycznych i wiele, wiele innych.

Jakie obowiązki ma przedsiębiorca wobec kontrahenta?

Przedsiębiorcy muszą stosować się do obowiązujących przepisów prawnych. W Polsce od 2018 roku dodatkowo mamy Konstytucję Biznesu, czyli zbiór ustaw, które bardziej szczegółowo określają prawa i obowiązki przedsiębiorców.

Prawo przedsiębiorców mówi wprost, jakie obowiązki ma firma:

Przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, poszanowania dobrych obyczajów oraz słusznych interesów innych przedsiębiorców i konsumentów, a także poszanowania oraz ochrony praw i wolności człowieka.¹

Jakie obowiązki ma firma wobec kontrahentów? Podam przykłady:

• Musi ujawnić dla uprawnionych kontrahentów wymagane informacje na swój temat.
• Jej działalność nie może być dla kontrahenta szkodliwa.
• Przedsiębiorstwo musi wywiązać się z zawartej umowy.
• Jeśli druga strona umowy to pracownik, to przedsiębiorca musi chronić prawa pracownika.

Prawa i obowiązki kontrahenta

Kontrahent musi wywiązać się z zapisów umowy (np. dostarcza określoną ilość towaru w określonym czasie). Jeśli jest odbiorcą, jego obowiązkiem jest zapłata za towar bez zbędnej zwłoki. Jeśli dostarcza towary czy usługi, ma prawo do stosownego wynagrodzenia.

Prawa i obowiązki kontrahenta

Kontrahent musi wywiązać się z zapisów umowy (np. dostarcza określoną ilość towaru w określonym czasie). Jeśli jest odbiorcą, jego obowiązkiem jest zapłata za towar bez zbędnej zwłoki. Jeśli dostarcza towary czy usługi, ma prawo do stosownego wynagrodzenia.

Co powinna zawierać umowa z kontrahentem?

Zajmijmy się sytuacją, w której kontrahenci to dwa przedsiębiorstwa, nawiązujące ze sobą współpracę. Co powinna zawierać umowa pomiędzy kontrahentami?

1. Oznaczenia stron umowy, czyli dane obu przedsiębiorstw.

2. Cel umowy, czyli czego ma dotyczyć (np. dostawa 20 ton jabłek).

3. Jakie przewiduje zasady współpracy pomiędzy stronami.

4. Na jak długo umowa zostaje zawarta.

5. Szczegółowe dane dotyczące rozliczeń, czyli wysokość wynagrodzenia, terminy płatności, sposób przekazania środków (np. na wskazane konto firmowe, gotówka).

6. Konsekwencje w razie niewywiązania się stron umowy z jej warunków (np. kary umowne).

Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta?

Wiarygodność kontrahenta to rzecz w biznesie bardzo istotna. Ile przedsiębiorstw upadło tylko dlatego, że trafiły na nieuczciwą firmę? Stracić płynność finansową jest bardzo łatwo, gorzej ją odzyskać. Zasadne jest pytanie: czy prowadząc działalność gospodarczą, da się zweryfikować kontrahenta?

Na szczęście tak. Są na przykład specjalne bazy, zwane wywiadowniami gospodarczymi, które zajmują się gromadzeniem wszystkich ogólnodostępnych informacji na temat podmiotów gospodarczych.

Gdzie sprawdzić wiarygodność kontrahenta?

• Wywiadownie gospodarcze, np. InfoCredit, Polska Wywiadownia Gospodarcza; PWG Skarbiec, Dun & Bradstreet Poland itp. Najczęściej pełny raport z wywiadowni gospodarczej uwzględnia wszystkie informacje z niżej wymienionych źródeł.
• KRS i CEiDG — znajdziesz tam podstawowe dane na temat firmy, np. czy w ogóle działa.
• W Krajowym Rejestrze Długów KRD.
• VIES (Vat Information Exchange System) – do weryfikacji kontrahentów z siedzibą za granicą.
• Biura informacji gospodarczej, czyli BIG-i.
• Wykaz podatników VAT.
• REGON.
• Urząd Skarbowy.

Kontrahenci a ryzyko kredytowe

W obrocie gospodarczym funkcjonuje coś takiego jak kredyt kupiecki. Polega on na tym, że firma-sprzedawca zgadza się na to, by odbiorca zapłacił za dostarczone dobra po terminie dostawy. Pospolicie nazywamy to fakturą z odroczonym terminem płatności.

Przykład

Firma pana Jana, Januszex, wykonuje usługi remontowe dla dużych hoteli. Po wykonaniu usługi Januszex wystawia fakturę, w której określa termin płatności np. na za 3 miesiące. Tym samym pan Jan i jego przedsiębiorstwo udzielili kredytu kupieckiego dla hotelu.

Kredyt kupiecki to dla kontrahenta bardzo atrakcyjna forma finansowania, która służy poprawie płynności finansowej. Zazwyczaj nie jest obarczona żadnymi dodatkowymi kosztami. Nie wymaga składania wniosku do banku o udzielenie kredytu, badania zdolności, dostarczania dokumentów itp. Firmy, które oferują kredyty kupieckie dla swoich kontrahentów, są zdecydowanie bardziej atrakcyjnym partnerem handlowym niż te, które ich nie udzielają.

Jednak trzeba pamiętać, że wystawca faktury ponosi ryzyko. Jeśli druga strona nie zapłaci, np. z powodu bankructwa, to firma może mieć bardzo poważne problemy z płynnością finansową.

Jak ograniczyć ryzyko kredytowe kontrahenta?

Nie jest to takie proste. Całkowite wyeliminowanie ryzyka kredytowego ma miejsce tylko wtedy, gdy nie udziela się kredytów. Jednak są opcje, by je przynajmniej odrobinę zminimalizować:

1. Faktoring, czyli sprzedaż niezapłaconych faktur.
2. Sprawdzenie wiarygodności kontrahenta przed podpisaniem umowy (czyli bazy, o których pisałam wcześniej).
3. Wypróbowanie kontrahenta. Jeśli nawiązujesz współpracę z całkowicie nowym podmiotem, o którym nic nie wiesz, i który jest nowy na rynku, zaproponuj, że będzie mieć możliwość odroczenia płatności po pewnym czasie owocnej i bezproblemowej współpracy.
4. Monitoring płatności faktur. Sprawdzaj na bieżąco statusy płatności. Jeśli tego nie robisz, może upłynąć sporo czasu, zanim się zorientujesz, że kontrahent przestał płacić. A tak możesz zareagować odpowiednio szybko.

Kontrahent a usługi faktoringu — kto jest stroną umowy?

W faktoringu występują dwie strony umowy:

• Faktorant. To po prostu firma, która udziela kredytu kupieckiego kontrahentom i chce skorzystać z faktoringu.
• Faktor. Bank lub instytucja pozabankowa, z którą podpisujesz umowę faktoringu.

Przedmiot umowy to należności wynikające z zawartej umowy z kontrahentem z odroczonym terminem płatności. Nie mogą być przeterminowane.

Twój kontrahent nie jest stroną umowy. Faktor może jedynie wymagać, by kontrahent podpisał zgodę na przeniesienie na niego wierzytelności.

Są różne rodzaje faktoringu, w tym taki, w którym to faktor (np. bank) przejmuje pełną odpowiedzialność za wierzytelność. Czyli w razie niewypłacalności kontrahenta, to on ponosi ryzyko, nie Ty.

O tym, czym jest faktoring i jakie są jego rodzaje, przeczytasz w naszym artykule na ten temat. Znajdziesz tam także ranking najlepszych firm faktoringowych.

Split payment a kontrahent zagraniczny

Split payment to podzielona płatność, która obowiązuje polskich przedsiębiorców od kilku lat. Żeby ją wykonać, kontrahent musi być na białej liscie podatników VAT. Jak łatwo się domyślić, obowiązuje ona tylko w Polsce, i dotyczy tylko rachunków bankowych prowadzonych w polskich bankach i SKOKach. Co natomiast z kontrahentami zagranicznymi?

Sytuacja nr 1: kontrahent zagraniczny musi mieć konto w polskim banku. Kto musi założyć taki rachunek, mówi załącznik 15 Ustawy o VAT. W takim przypadku kontrahent, który jest czynnym podatnikiem VAT w Polsce, powinien mieć tutaj konto, które zostanie wpisane na białą listę. Wtedy możesz użyć podzielonej płatności do opłacenia faktury.

Sytuacja nr 2: kontrahent zza granicy nie jest czynnym podatnikiem VAT i transakcje nie podlegają opodatkowaniu VAT-em w Polsce. Kontrahent nie musi mieć rachunku w polskim banku, więc nie będzie go na białej liście. Wtedy obowiązek wykonania płatności split payment nie obowiązuje.

Pytania i odpowiedzi nt. kontrahenta

Co zrobić, gdy kontrahent nie chce wystawić faktury?

Firma będącą stroną umowy ma obowiązek wystawić fakturę. Jeśli tego nie zrobi i uporczywie odmawia, masz prawo złożyć zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa skarbowego we właściwym dla kontrahenta urzędzie skarbowym.

Co zrobić, gdy kontrahent nie płaci za fakturę?

Pierwszym krokiem jest wysyłanie wezwań do zapłaty. Jeśli to nie pomaga, należy zebrać wszystkie dowody w sprawie i udać się do sądu. Sąd wystawi tytuł wykonawczy (np. nakaz płatniczy), z którym możesz udać się do komornika, by rozpocząć postępowanie egzekucyjne. W międzyczasie masz prawo wpisać niesolidnego kontrahenta do baz dłużników.

Jak sprawdzić, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT?

Najłatwiej sprawdzisz to na rządowej stronie Ministerstwa Finansów. Znajdziesz tam wykaz podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT.

Kontrahent to sprzedawca czy nabywca?

Kontrahentem może być zarówno sprzedawca, czyli podmiot, który dostarcza Twojej firmie swoich towarów czy usług, jak i nabywca, czyli firma, która kupuje od Ciebie produkty pracy Twojej firmy.

---

Polecamy: Płynność finansowa: jak ją ocenić i poprawić?

Źródło:

1. Prawo przedsiębiorców, art.9, Zasady wykonywania działalności gospodarczej.