Praca zdalna 2023 – zmiany w Kodeksie Pracy

Praca zdalna zyskała na popularności w czasie pandemii Covid-19. W tym okresie większość firm, których pracownicy byli w stanie wykonywać zawodowe obowiązki w zaciszu własnego domu, zdecydowała się wprowadzić tzw. home office. Okazało się jednak, że wraz z unormowaniem się sytuacji pandemicznej, nie wszyscy pracownicy powrócili do swoich biur. W związku z tym konieczne okazało się zaktualizowanie obowiązującego prawa i wprowadzenie zmian w Kodeksie pracy.

Według danych Głównego Urzędu Statystycznego, na koniec czwartego kwartału 2021 roku, z pracy zdalnej korzystało nieco ponad 53% osób pracujących w sektorze informacji i komunikacji. Na drugim i trzecim miejscu z wynikiem ponad 20% znaleźli się pracownicy branży ubezpieczeniowej i finansowej oraz działalności profesjonalnej, naukowej i technicznej. Udział procentowy pracowników, którzy korzystali z przywileju pracy z własnego domu, zależał jednak nie tylko od branży, ale również regionu Polski. Największym zainteresowaniem pracą zdalną okazywali mieszkańcy regionu warszawskiego. Niemal co 6 mieszkaniec pełnił swoje obowiązki służbowe z dala od biura ¹.

Zmiany dotyczące wykonywania pracy zdalnej – od kiedy nowe przepisy?

Wydawałoby się, że sytuacja pandemiczna już dawno została opanowana, jednak ustawodawcy dopiero teraz zdecydowali się wprowadzić przepisy regulujące pracę poza biurem. Projekt zmian został ogłoszony w czerwcu 2022 roku, a 27 stycznia 2023, prezydent podpisał ustawę, która uregulowała temat pracy zdalnej. Nowe przepisy nie zaczną jednak obowiązywać od razu. Musimy poczekać na to aż dwa miesiące po opublikowaniu zmian w Dzienniku Ustaw, czyli do 6 kwietnia 2023 roku.

---

Sprawdź, jak dostać kredyt gotówkowy po 1 miesiącu pracy.

---

Praca zdalna w Kodeksie pracy – co się zmienia?

Zanim przejdę do wyjaśnienia – co dokładnie zmienia się w przepisach i jaki będzie miało to wpływ na aktualnych i przyszłych pracowników, chcę przybliżyć definicję pracy zdalnej oraz samego Kodeksu pracy.

Pod pojęciem Kodeksu pracy mieści się zbiór przepisów, które regulują prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracownika. Aktualnie, w naszym kraju obowiązuje kodeks, który został uchwalony w 1974 roku, wraz z późniejszymi zmianami. Te miały za zadanie dopasować je do przepisów panujących w całej Unii Europejskiej.

Definicja pracy zdalnej została z kolei wprowadzona dopiero podczas aktualnej nowelizacji Kodeksu pracy.

Praca zdalna – co to? Ten rodzaj pracy określany jest również jako home office lub remote i polega na wykonywaniu obowiązków zawodowych poza jednostką organizacyjną pracodawcy, czyli mówiąc prościej – poza biurem. Do pracy zdalnej, pracownicy wykorzystują środki, które umożliwiają im na bezpośrednie porozumiewanie się na odległość.

Zasady wykonywania pracy zdalnej ma określać:

• porozumienie zawarte pomiędzy pracodawcą a zakładową organizacją związkową,
• regulamin, który został ustalony przez pracodawcę.

W przypadku braku obu tych dokumentów, home office będzie możliwy na indywidualny wniosek pracownika ².

Wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika nie może mieć wpływu na jego awans czy wynagrodzenie. Osoba zatrudniona, która pełni swoje obowiązki poza biurem powinna być traktowana w taki sam sposób, co pozostali pracownicy. Taki system pracy nie wpływa też na zdolność kredytową. Bank, udzielając kredytu gotówkowego, weryfikuje jedynie ciągłość zatrudnienia oraz wysokość otrzymywanych dochodów.

Kontrola pracownika w miejscu wykonywania pracy – zasady kontroli

Nowe przepisy, które zaczną obowiązywać 7 kwietnia 2023 roku umożliwiają pracodawcy kontrolę pracownika, który pracuje poza siedzibą firmy. Zasady takiej inspekcji powinny zostać opisane w regulaminie, poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub też w porozumieniu, który został zawarty pomiędzy obiema stronami. 

Zgodnie z art. Art. 67(28) nowego Kodeksu pracy kontrolę można przeprowadzić jedynie w godzinach pracy pracownika, w porozumieniu z osobą zatrudnioną. Dodatkowo wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika, ani też – utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem ³. 

Pracodawca ma prawo sprawdzić czy w miejscu wykonywania pracy (czyli najczęściej pod adresem zamieszkania pracownika):

• zostały zachowane zasady BHP, 
• przestrzega się procedur ochrony danych osobowych, 
• pracownik w czasie wykonywania obowiązków służbowych jest trzeźwy.

Co ciekawe, pracodawca, aby odbyć kontrolę musi wiedzieć wcześniej w jakim miejscu pracownik wypełnia swoje służbowe obowiązki. A to oznacza, że problematyczna może okazać się zmiana miejsca wykonywania pracy zdalnej w trakcie jej trwania. Wyjście z mieszkania i udanie się do kawiarnii czy restauracji nie będzie więc możliwe.

Home office a koszt pracodawcy

Nowe przepisy regulują również kwestie finansowe. Nie od dzisiaj wiadomo przecież, że tzw. home office to obciążenie dla domowego budżetu pracownika. Ten musi bowiem opłacić rachunki za prąd czy internet, a dodatkowo – zapewnić odpowiednie utrzymanie używanych narzędzi. Od teraz jednak koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej mają zostać zrekompensowane przez pracodawcę. Ustawa w związku z tym nakłada na firmy kilka nowych obowiązków. Pracodawca powinien: 

• przekazać pracownikowi wykonującemu pracę poza biurem odpowiednie materiały i narzędzia do pracy lub też pokryć koszt ich zakupu; 
• zapewnić pracownikowi pomoc techniczną w razie problemów z urządzeniami; 
• pokryć koszty energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych oraz innych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;
• ustalić wysokość a następnie wypłacić ekwiwalent w przypadku gdy osoba zatrudniona korzysta z własnego sprzętu (np. prywatnego laptopa). 

Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną należy się zwrot poniesionych kosztów. 

Praca zdalna na żądanie

Po nowelizacji Kodeksu pracy każdy pracownik zyska prawo do okazjonalnego wykonywania pracy zdalnej (tzw. na żądanie) w wymiarze max. 24 dni w całym roku kalendarzowym ⁴. Co ciekawe, w takich przypadkach regulacje związane z kontrolą i wypłatą ekwiwalentu nie mają zastosowania. Potrzeba incydentalnej pracy z domu może zostać zgłoszona w formie papierowej lub elektronicznej. Pracodawca, który odmówi pracownikowi możliwość skorzystania z tego prawa, będzie zmuszony uzasadnić swoją decyzję na piśmie.

Kiedy pracodawca nie może odmówić pracownikowi wykonywania pracy zdalnej?

Nowe przepisy umożliwiają wycofanie się z pracy zdalnej zarówno przez pracownika jak i pracodawcę. Istnieją również sytuacje w których zatrudnieni mogą złożyć wniosek o pracę poza siedzibą firmy, a pracodawcy nie mogą jej odmówić. Dzieje się tak w przypadku, gdy:

• pracownica jest w ciąży, 
• pracownik wychowuje dziecko, które nie ukończyło jeszcze 4 roku życia, 
• osoba zatrudniona sprawuje opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub osobą z którą pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym,
• dziecko pracownika posiada orzeczenie o niepełnosprawności (nawet po ukończeniu 18 roku życia) lub też opinie o potrzebie kształcenia specjalnego, zajęć rewalidacyjno-wychowawczych lub opinię o potrzebie wczesnego wspomagania. 

Ewentualne odrzucenie wniosku może wynikać jedynie ze sposobu organizacji pracy, jednak w tym przypadku odmowa powinna zostać udzieloną na piśmie (w formie papierowej lub elektronicznej) w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku przez pracownika. 

Zmiany w Kodeksie pracy – podsumowanie

Nowelizacja Kodeksu pracy sprawiła, że z ustawy został wyrzucony cały rozdział poświęcony zatrudnianiu pracowników w formie telepracy. Zamiast tego, zdefiniowano pracę zdalną oraz dodano zapisy, które ją regulują. Chociaż na pierwszy rzut oka, nowe przepisy wprowadzą porządek, to jednak mogą też sporo namieszać. Rekompensata kosztów za zużycie energii czy prywatnego sprzętu, prawdopobnie sprawi, że większość pracodawców zażąda od swoich pracowników powrotu do biur. 

Istnieje ryzyko, że home office przestanie być atrakcyjny również dla samych pracowników. Pełnienie swoich obowiązków z rajskiej plaży czy zatłoczonej kawiarnii nie będzie przecież zgodne z zasadami BHP. Dodatkowo – może utrudniać odpowiednie zabezpieczenie wrażliwych danych oraz prawidłową kontrolę do której pracodawca będzie miał pełne prawo. 

---

Źródła:

¹ https://stat.gov.pl/files/gfx/portalinformacyjny/pl/defaultaktualnosci/5820/4/8/1/wplyw_epidemii_covid-19_na_wybrane_elementy_rynku_pracy_w_polsce_w_czwartym_kwartale_2021_r.pdf

² https://www.dziennikprawny.pl/pl/a/nowa-definicja-pracy-zdalnej-jak-bylo-jak-bedzie

³ https://publicystyka.ngo.pl/praca-zdalna-nowe-przepisy-takze-dla-ngo-czesc-2

⁴ https://czasopismo.legeartis.org/2023/02/praca-zdalna-obowiazki-pracodawcy-pracownika-nowelizacja-kodeksu-pracy-2023/