Praca zdalna 2024 – zmiany w Kodeksie Pracy

Praca zdalna zyskała na popularności w czasie pandemii Covid-19. W tym okresie większość firm, których pracownicy byli w stanie wykonywać zawodowe obowiązki w zaciszu własnego domu, zdecydowała się wprowadzić tzw. home office. Okazało się jednak, że wraz z unormowaniem się sytuacji pandemicznej, nie wszyscy pracownicy powrócili do swoich biur. W związku z tym konieczne okazało się zaktualizowanie obowiązującego prawa i wprowadzenie zmian w Kodeksie pracy.

Kluczowe informacje

  • Praca zdalna, znana również jako home office lub remote work, zyskała na znaczeniu podczas pandemii Covid-19. Wiele firm umożliwiło pracownikom wykonywanie obowiązków zawodowych poza biurem, używając środków do komunikacji na odległość. Nawet po ustabilizowaniu się sytuacji pandemicznej, nie wszyscy pracownicy powrócili do biurowej pracy, co spowodowało konieczność aktualizacji przepisów prawa pracy.
  • Wprowadzono zmiany do Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej, w tym regulacje dotyczące warunków pracy, kontroli pracownika oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawcy mają obowiązek zapewnić odpowiednie materiały i narzędzia pracy zdalnej, pokryć koszty z tym związane, oraz zapewnić pomoc techniczną.
  • Pracodawcy mają prawo do kontroli pracownika wykonującego obowiązki zdalne, jednak musi to być zgodne z ustaleniami w regulaminie pracy zdalnej, poleceniem lub porozumieniem. Kontrola ta nie może naruszać prywatności pracownika oraz musi odbywać się w godzinach pracy.
  • Wprowadzono pojęcie „okazjonalnej pracy zdalnej”, która może być wykonywana na wniosek pracownika i jest ograniczona do 24 dni kalendarzowych rocznie. W tym przypadku, pracodawca nie ma obowiązków związanych z dostarczaniem narzędzi pracy, ich konserwacją, pokrywaniem kosztów energii czy usług telekomunikacyjnych, a także organizacją szkoleń czy wsparcia technicznego.

Praca zdalna w Kodeksie pracy

Zanim przejdę do wyjaśnienia – co dokładnie zmienia się w przepisach w 2024 roku i jaki będzie miało to wpływ na aktualnych i przyszłych pracowników, warto przybliżyć definicję pracy zdalnej, która do Kodeksu pracy została wprowadzona dopiero 7 kwietnia 2023 roku.

Praca zdalna określana również jako home office lub remote i polega na wykonywaniu obowiązków zawodowych poza jednostką organizacyjną pracodawcy, czyli mówiąc prościej – poza biurem. Do pracy zdalnej, pracownicy wykorzystują środki, które umożliwiają im na bezpośrednie porozumiewanie się na odległość.

Zasady wykonywania pracy zdalnej ma określać:

  • porozumienie zawarte pomiędzy pracodawcą a zakładową organizacją związkową,
  • regulamin, który został ustalony przez pracodawcę.

W przypadku braku obu tych dokumentów home office będzie możliwy na indywidualny wniosek pracownika 1.

Wykonywanie przez pracownika pracy poza siedzibą biura nie może mieć wpływu na jego awans czy wynagrodzenie. Osoba zatrudniona powinna być traktowana w taki sam sposób, co pozostali pracownicy. Taki system pracy nie wpływa też na zdolność kredytową. Bank, udzielając kredytu gotówkowego, weryfikuje jedynie ciągłość zatrudnienia oraz wysokość otrzymywanych dochodów.

Kontrola pracownika w miejscu wykonywania pracy – zasady

Nowe przepisy umożliwiają pracodawcy kontrolę pracownika, który pracuje poza siedzibą firmy. Zasady takiej inspekcji powinny zostać opisane w regulaminie, poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub też w porozumieniu, który został zawarty pomiędzy obiema stronami. 

Zgodnie z art. Art. 6727 nowego Kodeksu pracy, kontrolę można przeprowadzić jedynie w godzinach pracy pracownika, w porozumieniu z osobą zatrudnioną. Dodatkowo wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika, ani też – utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem 2

Pracodawca ma prawo sprawdzić, czy w miejscu wykonywania pracy (czyli najczęściej pod adresem zamieszkania pracownika):

  • zostały zachowane zasady BHP, 
  • przestrzega się procedur ochrony danych osobowych, 
  • pracownik w czasie wykonywania obowiązków służbowych jest trzeźwy.

Co ciekawe, pracodawca, aby odbyć kontrolę musi wcześniej wiedzieć, w jakim miejscu pracownik wypełnia swoje służbowe obowiązki. A to oznacza, że problematyczna może okazać się zmiana miejsca wykonywania pracy zdalnej w trakcie jej trwania. Wyjście z mieszkania i udanie się do kawiarni czy restauracji nie będzie więc możliwe.

Home office a koszt pracodawcy

Nowe przepisy regulują również kwestie finansowe. Nie od dzisiaj wiadomo przecież, że tzw. home office to obciążenie dla domowego budżetu pracownika. Ten musi bowiem opłacić rachunki za prąd czy internet, a dodatkowo – zapewnić odpowiednie utrzymanie używanych narzędzi. Od teraz jednak koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej mają zostać zrekompensowane przez pracodawcę. 

Obowiązki pracodawcy – home office w 2024 roku

Ustawa nakłada na firmy kilka nowych obowiązków. Pracodawca powinien: 

  • przekazać pracownikowi wykonującemu pracę poza biurem odpowiednie materiały i narzędzia do pracy lub też pokryć koszt ich zakupu; 
  • zapewnić pracownikowi pomoc techniczną w razie problemów z urządzeniami; 
  • pokryć koszty energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych oraz innych kosztów związanych z wykonywaniem pracy;
  • ustalić wysokość, a następnie wypłacić ekwiwalent w przypadku gdy osoba zatrudniona korzysta z własnego sprzętu (np. prywatnego laptopa). 

Gdy pracodawca dostarcza pracownikowi materiały i narzędzia potrzebne do pracy zdalnej, w tym urządzenia techniczne, a także pokrywa koszty związane z tą pracą lub wypłaca ekwiwalent pieniężny lub ryczałt, to te świadczenia nie są uznawane za przychód pracownika w myśl Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z 26 lipca 1991 roku. Oznacza to, że nie podlegają one opodatkowaniu ani nie są objęte obowiązkowymi składkami ubezpieczeniowymi.

Okazjonalna praca zdalna – nowe przepisy w 2024 roku

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie na wniosek pracownika. W 2024 roku limit tzw. okazjonalnego home office wynosi 24 dni kalendarzowych, niezależnie od wymiaru etatu.

W przeciwieństwie do pozostałych rodzajów pracy zdalnej, w przypadku tej wykonywanej tylko okazjonalnie, pracodawca nie ma obowiązku:

  • dostarczania pracownikowi materiałów i narzędzi, takich jak: urządzenia techniczne, niezbędne do tej pracy;
  • zapewnienia instalacji, serwisu czy konserwacji tych narzędzi, ani pokrywania kosztów z tym związanych;
  • ponoszenia odpowiedzialności za koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych;
  • organizowania szkoleń i zapewniania wsparcia technicznego.
okazjonalna praca zdalna

Przy okazjonalnej pracy zdalnej obowiązują inne reguły niż te, które są zdefiniowane w umowie o pracę poza biurem czy w regulaminie opracowanym przez pracodawcę. Konkretnie, przy okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się standardowych procedur dotyczących:

  1. Nadzoru nad wykonywaniem pracy.
  2. Kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
  3. Monitorowania przestrzegania zasad bezpieczeństwa informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

W związku z tym nadzór nad pracą wykonywaną okazjonalnie z domu czy innego miejsca, jest realizowany według zasad ustalonych indywidualnie z pracownikiem.

Kiedy pracodawca nie może odmówić pracownikowi wykonywania pracy zdalnej?

Nowe przepisy umożliwiają wycofanie się z pracy zdalnej zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę. Istnieją również sytuacje, w których zatrudnieni mogą złożyć wniosek o pracę poza siedzibą firmy, a pracodawcy nie mogą jej odmówić. Dzieje się tak w przypadku, gdy:

  • pracownica jest w ciąży
  • pracownik wychowuje dziecko, które nie ukończyło jeszcze 4 roku życia, 
  • osoba zatrudniona sprawuje opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub osobą, z którą pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym,
  • dziecko pracownika posiada orzeczenie o niepełnosprawności (nawet po ukończeniu 18 roku życia) lub też opinie o potrzebie kształcenia specjalnego, zajęć rewalidacyjno-wychowawczych lub opinię o potrzebie wczesnego wspomagania. 

Ewentualne odrzucenie wniosku może wynikać jedynie ze sposobu organizacji pracy, jednak w tym przypadku odmowa powinna zostać udzieloną na piśmie (w formie papierowej lub elektronicznej) w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku przez pracownika. 

Zmiany w Kodeksie pracy – podsumowanie

Nowelizacja Kodeksu pracy sprawiła, że z ustawy został wyrzucony cały rozdział poświęcony zatrudnianiu pracowników w formie telepracy. Zamiast tego, zdefiniowano pracę zdalną oraz dodano zapisy, które ją regulują. Chociaż na pierwszy rzut oka, nowe przepisy wprowadzą porządek, to jednak mogą też sporo namieszać. Rekompensata kosztów za zużycie energii czy prywatnego sprzętu, prawdopodobnie sprawi, że większość pracodawców zażąda od swoich pracowników powrotu do biur. 

Istnieje ryzyko, że home office przestanie być atrakcyjny również dla samych pracowników. Pełnienie swoich obowiązków z rajskiej plaży czy zatłoczonej kawiarni nie będzie przecież zgodne z zasadami BHP. Dodatkowo – może utrudniać odpowiednie zabezpieczenie wrażliwych danych oraz prawidłową kontrolę, do której pracodawca będzie miał pełne prawo. 

Naszym celem jest dostarczanie użytkownikom wartościowych i wiarygodnych treści, które pomogą im podejmować świadome decyzje finansowe. Wszystkie artykuły publikowane na naszym portalu opierają się na sprawdzonych źródłach i są redagowane przez specjalistów z dziedziny finansów.

Źródła:

1 https://www.dziennikprawny.pl/pl/a/nowa-definicja-pracy-zdalnej-jak-bylo-jak-bedzie

2 https://publicystyka.ngo.pl/praca-zdalna-nowe-przepisy-takze-dla-ngo-czesc-2

4 https://czasopismo.legeartis.org/2023/02/praca-zdalna-obowiazki-pracodawcy-pracownika-nowelizacja-kodeksu-pracy-2023/

Jak podobała Ci się treść?
5 - ciekawa, 1 - nieciekawa
4/5 - (7 votes)
Komentarze (0)

Odpowiadasz na komentarz:

Komentarz zostanie opublikowany pod tą nazwą

Adres e-mail nie zostanie nigdzie opublikowany

Treści, które udostępniasz w serwisie są weryfikowane

Polecane artykuły

Zobacz wszystkie
Zobacz wszystkie