Upoważnienie a pełnomocnictwo – różnice

W życiu mogą pojawić się sytuacje, w których nie będzie się w stanie wypełnić niezbędnych formalności. W sytuacji, kiedy niektóre sprawy nie mogą czekać, warto rozważyć poproszenie o pomoc osoby trzeciej. Upoważnienie a pełnomocnictwo – jakie są różnice między tymi pojęciami? Wbrew pozorom, nie są one synonimami i nie można ich stosować zamiennie.

W teorii dużo różnego rodzaju formalności wymaga od nas osobistego zaangażowania, a co za tym idzie – wygospodarowania odpowiedniej ilości czasu. Dzieje się tak przy okazji wizyt w urzędach, przy odbieraniu listów poleconych, a także załatwianiu formalności np. w banku. Mogą się jednak pojawić okoliczności, w których uporanie się ze wspomnianymi rzeczami osobiście nie będzie możliwe.

Może się okazać, że np. na skutek problemów zdrowotnych bądź innych przyczyn uniemożliwiających opuszczenie domu, nie można tego dokonać osobiście. Podobnie wygląda to w sytuacji, gdy zainteresowany przebywa na dłużej poza domem np. mieszkając za granicą lub przebywając na zagranicznym kontrakcie. Wystarczy też w wybranych sytuacjach nie czuć się na siłach, by samodzielnie reprezentować swoje interesy np. podczas procesu sądowego.

Upoważnienie i pełnomocnictwo to nie to samo

W takich sytuacjach, wartym uwagi rozwiązaniem może okazać się skorzystanie z pomocy innej osoby. Po dochowaniu należytych formalności, może ona pełnoprawnie reprezentować nasze interesy, dochowując danych obowiązków bez potrzeby bezpośredniego angażowania w to osoby upoważniającej. I tutaj pora przejść do sedna – sytuacja, w której osoba trzecia za zgodą zainteresowanego dopełnia danego rodzaju formalności, nazywana jest niekiedy upoważnieniem lub pełnomocnictwem.

Terminy te, wbrew pozorom, nie mogą być jednak stosowane zamiennie. Podobnie jak w przypadku innych, pozornie podobnych sformułowań, istnieją między tymi sformułowaniami istotne różnice. Objawiają się one w praktyce. W zależności od danej sytuacji, dla niektórych lepszym rozwiązaniem może okazać się upoważnienie, a dla innych – udzielenie zaufanej osobie pełnomocnictwa. Scharakteryzujmy i porównajmy te pojęcia.

Czym jest pełnomocnictwo

Pełnomocnictwo to sytuacja, w której dana osoba upoważnia osobę trzecią do wykonywania określonych działań w jej imieniu pod postacią wyrażenia woli. Wszelkie czynności dokonane przez pełnomocnika będące następstwami zawartych ustaleń, będą wiążące dla udzielającego pełnomocnictwa. Innymi słowy, każda decyzja, jaka zostanie podjęta dzięki działaniom pełnomocnika, to jednocześnie decyzja upoważniającego. Udzielający zgadza się na to w momencie podpisywania umowy. Decyzja ta nie jest odwracalna, dlatego np. upoważniając pełnomocnika do podpisania umowy najmu mieszkania, nie można później uznać jej za bezzasadną.

Ścisły zakres kompetencji, a inaczej – czynności prawnych, do jakich wykonywania będzie miał prawo pełnomocnik, zostaje zawczasu ustalany przez obie strony w treści stosownej umowy. Pełnomocnictwo może przyjąć dwie postaci. Pierwsza to tzw. pełnomocnictwo z mocy prawa, czyli sytuacja, w której osoba trzecia reprezentuje interesy zainteresowanego z powodu naturalnych, prawnych ograniczeń. Doskonałym przykładem jest tutaj zależność rodzice-dzieci. Rodzic jest właśnie pełnomocnikiem z mocy prawa. Ograniczeniem tego stanu rzeczy jest oczywiście osiągnięcie przez dziecko 18. roku życia, kiedy to może już decydować w swoim imieniu. Wyjątkiem może być tutaj jedynie np. ubezwłasnowolnienie.

Drugą odmianą omawianego pojęcia jest tzw. pełnomocnictwo z upoważnienia, czyli takie, o którym wspomniano w wyżej przytoczonej definicji. Polega ono na dobrowolnym delegowaniu osoby trzeciej do reprezentowania jej interesów poprzez złożenie oświadczenia woli. Pełnomocnikiem może być nie tylko osoba odbierająca za kogoś np. list polecony z poczty lub podpisująca dokument w urzędzie, ale i adwokat reprezentujący kogoś w sądzie.

Pełnomocnictwo – kto może pomóc? Podstawowe wymagania

Funkcję pełnomocnika mogą pełnić różne osoby. Wszystko jest ściśle uzależnione od zakresu kompetencji, w jakich mają występować podczas wyręczania upoważniającego. Każdy kandydat na pełnomocnika musi też spełniać określone wymagania. Najważniejszym z nich jest bycie osobą pełnoletnią z pełną zdolnością do czynności prawnych.

• Pełnomocnik w sprawach administracyjnych. Upoważniający może wyznaczyć do tego dowolną osobę. Może być to zarówno małżonek, pełnoletnie dziecko, inny dowolny członek rodziny, jak i przyjaciel, znajomy, a nawet osoba obca. Jako sprawy administracyjne rozumiemy m.in. pełnomocnictwo w składaniu urzędowych dokumentów.
• Pełnomocnik w sprawach cywilnych. Po upoważnieniu, reprezentować nas może zarówno radca prawny i adwokat, jak i w określonych przypadkach reprezentant urzędu zajmującego się ochroną danej grupy obywateli, np. Rzecznik Praw Obywatelskich czy Rzecznik Praw Konsumenta. W sprawach cywilnych, czyli podczas spraw związanych z sądem, reprezentantem może być też członek najbliższej rodziny.
• Pełnomocnik w sprawach karnych. Ostatni rodzaj pełnomocnictwa, w ramach którego upoważnić można daną osobę do reprezentowania interesów, jest zarazem najściślej uregulowany. W sprawach karnych, czyli procesach sądowych lub postępowaniach mających na celu ukaranie za wykroczenie lub przestępstwo, reprezentantem może być tylko adwokat lub radca prawny.

Rodzaje pełnomocnictwa

Istnieją określone rodzaje pełnomocnictwa, z jakimi można się spotkać. Określa to kodeks cywilny, a dokładniej – rozdział drugi w artykułach od 98 do 109¹ .

• Pełnomocnictwo ogólne. Dotyczy ono najbardziej ogólnikowych spraw, dokonywanych niekiedy wielokrotnie lub stale, bez posiadania szczegółowych uwarunkowań, o szerokim zakresie.  W ramach pełnomocnictwa ogólnego, najczęściej deleguje się kogoś jedynie do tego, aby pilnował np. porządku w przedsiębiorstwie, bez szczegółów. W ten sposób, obowiązuje się do np. długotrwałego zarządzania danym mieniem, odbieranie wszystkich otrzymywanych wezwań i zawiadomień, a także składanie za wnioskującego oświadczeń zawsze, gdy jest to potrzebne.
• Pełnomocnictwo rodzajowe. W ramach tego pełnomocnictwa, upoważniający określa bardziej szczegółowe kompetencje i ich konkretny rodzaj. W ten sposób, pełnomocnik może zostać desygnowany do określonych czynności prawnych, jak np. jedynie odpowiadania na wszystkie dochodzące pisma.
• Pełnomocnictwo szczegółowe. Jest to jeszcze bardziej konkretna forma pełnomocnictwa, polegająca na upoważnieniu osoby trzeciej do ściśle określonej i scharakteryzowanej czynności, np. jak należy odpowiadać na konkretny rodzaj pism. Określa się to w dokumencie potwierdzającym nadanie komuś pełnomocnictwa.
• Pełnomocnictwo procesowe. Ostatnim rodzajem pełnomocnictwa, jakie można wyróżnić, jest upoważnienie wybranej osoby do reprezentowania nas podczas czynności sądowych. W ramach tego, może ona odpowiadać np. na wezwania do stawienia się.

Dokument pełnomocnictwa – co powinno się w nim znajdować?

Podstawą przekazania komuś obowiązków związanych z pełnomocnictwem jest pisemny dokument. Potwierdza on nie tylko fakt, że do takiego uzgodnienia doszło, ale i określa wszystkie potrzebne szczegóły związane z okolicznościami realizowania pełnomocnictwa. Warto pamiętać o podaniu wszystkich niezbędnych informacji, aby uniknąć problemów np. z nieścisłościami lub nieporozumieniami w przyszłości.

• Dokument powinien w pierwszej kolejności zawierać datę i miejsce, gdzie jest sporządzany.
• W następnej kolejności należy wskazać dane osobowe obu stron – imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail, numer i seria dowodu osobistego oraz numer PESEL.
• Następnie niezbędne jest wskazanie szczegółowych warunków, na jakich realizowane będzie pełnomocnictwo – czego dotyczy, od kiedy obowiązuje, jak ma przebiegać itd.
• Na końcu pismo powinno zostać podpisane przez obie strony.

Warto dodać, że w przytoczonym fragmencie kodeksu cywilnego nie ma określonej formy, w jakiej pełnomocnictwo powinno zostać zawarte. Oznacza to, że teoretycznie jest też możliwe dokonanie tego ustnie. Dla bezpieczeństwa, zalecamy jednak sporządzenie wersji pisemnej według wyżej przytoczonego schematu. To jeden z aspektów, który łączy upoważnienie a pełnomocnictwo. W obu wypadkach lepiej wszystkie ustalenia sporządzić na piśmie. Przygotowaliśmy dla Państwa wzór pełnomocnictwa do pobrania.

Czym jest upoważnienie?

Upoważnienie polega na oddelegowaniu osoby trzeciej do wykonywania czynności w czyimś imieniu. W przeciwieństwie do pełnomocnictwa, pozwala to nie na dokonywanie czynności zamiast nas, a bezpośrednio w naszym imieniu. Upoważnienie również powinno zostać przekazane na czyjeś ręce przy odpowiednim dokumencie, który określa wszystkie kompetencje związane z wykonywaniem związanych z tym czynności.

Upoważnienie – kto może pomóc?

Wokół upoważnienia panują bardzo swobodne regulacje prawne. Jeżeli jest się osobą pełnoletnią, która ma zdolność do czynności prawnych, to swoboda w wyborze osoby do upoważnienia jest nieograniczona. Może to być zarówno małżonek, pełnoletnie dziecko, jak i inny członek rodziny. O pomoc można też poprosić przyjaciela, znajomego, sąsiada, a nawet osobę całkowicie obcą.  Warto jedynie być ostrożnym w doborze osoby, którą upoważni się do określonych czynności. Działa ona bowiem bezpośrednio w naszym imieniu, przenosząc na nas konsekwencje za wszelkie następstwa danych działań.

Dokument upoważnienia – co powinno się w nim znajdować?

Podobnie jak w przypadku pełnomocnictwa, zalecamy zawrzeć wszelkie ustalenia związane z udzielaniem pełnomocnictwa na piśmie. Jest to nie tylko bezpieczny sposób na zachowanie dowodu, że do takiego porozumienia w ogóle doszło. Pozwala to także w przejrzysty sposób określić wszystkie kompetencje, jakie ciążą na drugiej osobie w związki z uzyskaniem upoważnienia. To dobre zabezpieczenie na wypadek wątpliwości np. organu, do którego uda się upoważniony, a także w sytuacji, gdy może pojawić się nieporozumienie lub konflikt między stronami.

• Dokument powinien zaczynać się od informacji na temat daty i miejsca, w którym jest sporządzany.
• Następnie należy wskazać dane osobowe obu stron transakcji. Jest to m.in. imię, nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, numer i seria dowodu osobistego oraz numer PESEL.
• Dalsza część dokumentu powinna zawierać informacje o charakterystyce upoważnienia. Należy podać czego dotyczy, jak ma przebiegać, o czym upoważniona osoba musi pamiętać i w jaki sposób powinna postępować.
• Dokument powinien zostać czytelnie pokwitowany podpisami obu stron porozumienia.

Polecamy: Upoważnienie do konta bankowego – wzór z omówieniem

Upoważnienie a pełnomocnictwo – jakie są różnice?

Po obszernej charakterystyce terminów upoważnienie i pełnomocnictwo, pora wreszcie odpowiedzieć na pytanie – czym różnią się od siebie upoważnienie i pełnomocnictwo? Otóż rożnice są stosunkowo niewielkie, jednak w istotny sposób obrazujące różnicę, jaka je dzieli. Pełnomocnictwo polega na przekazaniu na trzecią osobę kompetencji do dokonania danej czynności. Osoba upoważniona z kolei, dokonuje ich bezpośrednio w czyimś imieniu.

Wyjaśnić to można na prostym przykładzie:

• W ramach pełnomocnictwa, dana osoba zajmuje się złożeniem stosownych dokumentów do dokonania danej transakcji.
• Osoba upoważniona z kolei ma pełne prawo do złożenia pod taką umową podpisu w naszym imieniu.

Inną, istotną różnicą, między upoważnieniem a pełnomocnictwem jest status formalności, która została zawarta w wyniku upoważnienia. Jak wiadomo, pozwala ono osobie trzeciej na złożenie podpisu w czyimś imieniu. Taki czyn jest nieodwracalny i nie do podważenia, jeżeli upoważniony znał dokładnie treść umowy i postępował zgodnie z ustaleniami. W przypadku upoważnienia, sprawy nie muszą mieć takiego kalibru. Składając do urzędu np. dane dokumenty, nie musi się doprowadzić do nieodwracalnych, obowiązujących konsekwencji.

Źródła:

1. https://www.arslege.pl/kodeks-cywilny/k9/s1955/