Klikając "Akceptuję pliki cookies", wyrażasz zgodę na przechowywanie plików cookie zgodnie z
polityką prywatności
na swoim urządzeniu.
Dzięki temu poprawimy nawigację strony, analizę jej wykorzystania i wspomożemy nasze działania marketingowe.
Czy warto żądać pokwitowania odbioru gotówki i w jakich sytuacjach taki dokument może Ci się przydać? Choć każdy ma prawo się o niego ubiegać, ostatecznie decyduje się na to niewiele osób. Przekazując komuś określoną sumę pieniężną, warto sięgnąć po to rozwiązanie, korzystając z gotowego wzoru.
Pokwitowanie odbioru gotówki jest dokumentem, który potwierdza przekazanie pieniędzy między stronami, co może być przydatne jako dowód w przypadku sporu dotyczącego płatności.
Każda osoba płacąca gotówką ma prawo domagać się wystawienia pokwitowania, co szczególnie zabezpiecza transakcję w sytuacjach, gdy druga strona może zaprzeczyć otrzymaniu pieniędzy.
Pokwitowanie odbioru gotówki może przydać się przedsiębiorcom, zwłaszcza w przypadku kontroli podatkowej, dlatego zaleca się przechowywanie takich dokumentów wraz z innymi dokumentami firmowymi.
Treść pokwitowania może być sporządzona w różny sposób – ręcznie na kartce, poprzez wydrukowanie gotowego wzoru lub sporządzenie na komputerze, pod warunkiem, że zawiera wszystkie niezbędne informacje i podpisy obu stron.
Pokwitowanie odbioru gotówki: wzór pdf i doc
Poniżej znajdziesz darmowy wzór pokwitowania odbioru gotówki w dwóch formatach: .pdf oraz .docx. Zależnie od wybranej formy, możesz je zapisać na swoim urządzeniu i uzupełnić na komputerze lub wydrukować, by wpisać wszystkie niezbędne dane własnoręcznie.
Wzór pokwitowania odbioru gotówki DOC
Wzór pokwitowania odbioru gotówki PDF
Czym jest pokwitowanie odbioru gotówki?
Pokwitowanie odbioru gotówki jest dokumentem potwierdzającym, że jedna osoba przekazała pieniądze drugiej, np. jako opłatę za zakupione towary lub wykonane usługi. Można powiedzieć, że jest to po prostu dowód zapłaty. Dzięki niemu każda ze stron jest w stanie z łatwością udowodnić, że doszło do spełnienia świadczenia i opłacenia go.
Zgodnie z przepisami o pokwitowanie odbioru gotówki może prosić każda osoba uiszczająca opłatę. Ze względu na łatwość udowodnienia realizacji transakcji online, zwykle dokument ten związany jest z płatnościami gotówkowymi. Może przydać się w sytuacji, gdy np. usługodawca czy sprzedawca wyprze się otrzymania pieniędzy. Będzie stanowić w takiej sytuacji zabezpieczenie transakcji przed szkodliwymi działaniami takiej osoby. Stanie się ponadto potwierdzeniem przekazania środków na konkretnych warunkach, zaakceptowanych przez obie strony.
Właśnie dlatego tak pomocne jest skorzystanie z dobrego wzoru, który zaprezentuje Twoją wersję wydarzeń.
Jeśli bowiem sprawa trafi do sądu, bo jedna ze stron będzie twierdziła, że dokonała zapłaty, a druga zaprzeczy, by otrzymała płatność, ciężar udowodnienia faktu spocznie na osobie wywodzącej z tego faktu skutki prawne. W praktyce więc, zgodnie z art. 6 Kodeksu cywilnego, będzie musiała zrobić to strona twierdząca, że przekazała pieniądze.
Zdarza się, że wierzyciele odmawiają pokwitowania, deklarując wystawienie rachunku lub faktury w wymaganym przepisami terminie. Dotyczy to przede wszystkim typowych transakcji handlowych. Mimo to jednak pamiętaj, że masz prawo żądać pokwitowania w innej formie. Potwierdzeniem zapłaty może być w takiej sytuacji np. paragon z kasy fiskalnej.
Pokwitowanie odbioru gotówki przy spłacie długów
Żądać od wierzyciela pokwitowania ma prawo również dłużnik regulujący ciążące na nim zobowiązanie. Reguluje to art. 462 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym:
§ 1. Dłużnik, spełniając świadczenie, może żądać od wierzyciela pokwitowania.
§ 2. Dłużnik może żądać pokwitowania w szczególnej formie, jeżeli ma w tym interes.
§ 3. Koszty pokwitowania ponosi dłużnik, chyba że umówiono się inaczej [1].
Jeśli wierzyciel odmawia pokwitowania odbioru gotówki, dłużnik może:
wstrzymać się ze spełnieniem świadczenia,
złożyć przedmiot świadczenia do depozytu sądowego.
Pokwitowanie odbioru gotówki przez przedsiębiorców
Pokwitowanie odbioru gotówki jest dokumentem istotnym z perspektywy zarówno dużych przedsiębiorców, jak i osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze na niewielką skalę. W obu tych przypadkach opisywany dokument stanowi dowód przeprowadzenia transakcji niezwykle ważny podczas kontroli fiskusa.
Z tego względu osobom prowadzącym własne biznesy, a rozliczającym się gotówkowo, zaleca się gromadzenie pokwitowań ze wszystkich dokonywanych wpłat. Co więcej, wskazane jest następnie przechowywanie ich wraz z inną dokumentacją firmową.
Nie ma jednoznacznych wytycznych, co musi zawierać pokwitowanie odbioru gotówki, które w razie wystąpienia problemów trzeba przedstawić np. w sądzie. Strony transakcji mogą samodzielnie i wspólnie ustalić szczegóły, które zostaną uwzględnione w takim dokumencie. Da się natomiast wymienić szereg danych, o których nigdy nie należy zapomnieć. Mowa tu przede wszystkim o:
imieniu i nazwisku osoby (lub nazwie firmy), dokonującej wpłaty gotówki,
imieniu i nazwisku osoby odbierającej przedmiot świadczenia (gotówkę),
kwocie płatności,
metodzie płatności (zwykle gotówką),
tytule prawnym transakcji (np. płatność),
szczegółach transakcji (np. cel płatności),
dacie i miejscu płatności,
podpisach obu stron.
Pamiętaj, że pokwitowanie płatności gotówką musi mieć formę pisemną i zawierać dwa podpisy. W przeciwnym razie uznane zostanie za nieważne. Dokument może zostać wręczony osobiście w chwili przekazania gotówki, jak i wysłany pocztą lub w wiadomości e-mail.
Co istotne, zgodnie z art. 87 Ordynacji podatkowej:
[…] podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. [2]
Jeśli zażądasz od takiej osoby rachunku jeszcze przed wydaniem towaru czy wykonaniem usługi, to dokument potwierdzający płatność powinien zostać wystawiony najpóźniej 7 dni po wykonaniu usługi czy wydaniu towaru. Jeśli natomiast wystosujesz żądanie już po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, na wystawienie rachunku jest 7 dni, ale od chwili zgłoszenia żądania.
Nieco inaczej wygląda to w przypadku podatników VAT. Zgodnie z Dz.U. z 2020 r. poz. 106 ze zm. [3] (Ustawa o VAT), osoby takie mają obowiązek wystawienia faktury lub odnotowania sprzedaży na kasie fiskalnej.
Jak napisać pokwitowanie odbioru gotówki?
Przepisy nie definiują, jak z technicznego punktu widzenia powinno wyglądać pokwitowanie odbioru gotówki. Z uwagi na ten fakt, masz możliwość:
napisania treści na kartce zwykłym długopisem,
wydrukowania wzoru i uzupełnienia go ręcznie,
napisania treści na komputerze i jej wydrukowania.
W każdej z tych form dokument będzie ważny, jeśli znajdą się na nim wszystkie niezbędne informacje oraz odręczne podpisy obu stron.
Kto może wymagać pokwitowania odbioru gotówki?
Pokwitowanie odbioru gotówki jest dokumentem zabezpieczającym transakcję. Zazwyczaj mowa tu o płatnościach gotówkowych, w związku z brakiem innych dowodów na ich realizację. Szczególnie polecane jest zatem żądanie wystawienia tego typu dokumentu przez:
osoby płacące gotówkowo za zakup towarów bądź wykonywanie usług,
dłużników regulujących ciążące na nich zobowiązania,
osoby przekazujące gotówkę osobom trzecim (np. kurierom).
Warto podkreślić, że pokwitowanie odbioru gotówki nie jest obowiązkowe. W praktyce więc powinien go zażądać dłużnik lub osoba płacąca, bo w innym przypadku adresat płatności nie musi go wystawić. Gdy natomiast prośba taka już zostanie wystosowana, wierzyciel ma obowiązek wystawienia stosownego dokumentu lub jego podpisania.
Patryk Korzec, ekspert Czerwonej Skarbonki
Jak udowodnić zapłatę bez pokwitowania odbioru gotówki?
Co możesz zrobić, jeśli nie masz pokwitowania odbioru gotówki, a chcesz udowodnić w sądzie, że pieniądze zostały przekazane? Sytuacja taka jest trudna, ale da się z niej wybrnąć. W takim przypadku konieczne jest jednak zgromadzenie innych dowodów potwierdzających Twoją wersję wydarzeń. Mogą to być np.:
nagrania ukazujące moment przekazania pieniędzy,
zeznania świadków,
zeznania obu stron transakcji,
wyciąg z banku potwierdzający wypłacenie określonej kwoty z bankomatu (wskazuje na zamiar zapłaty).
W sądzie akceptowane są ponadto faktury. Jeśli sprzedawca Ci ją wystawi, upewnij się, że widnieje na niej dopisek „zapłacono”, wraz z przedstawieniem konkretnej kwoty płatności. Dzięki temu druga strona nie będzie mogła zasugerować, że do transakcji nie doszło lub wpłacona została niepełna kwota. Część firm w ramach potwierdzenia tego typu dokumentu przybija pieczątkę. Tego typu rozwiązanie jest prawidłowe i w razie problemów powinno zostać zaakceptowane w sądzie.
Pytania czytelników
Czy pokwitowanie to rachunek?
Rachunek, paragon czy faktura (opisana jako zapłacona), pełnią funkcję pokwitowania odbioru gotówki w sensie cywilnoprawnym. W kontekście rozliczeniowym jednak pokwitowanie nie pełni funkcji faktury. Nie musi być bowiem na nim np. wyszczególnionych produktów i usług czy form opodatkowania, a jedynie szczegóły dotyczące samej płatności.
Czy kurier daje pokwitowanie odbioru gotówki?
Tak, osoba przekazująca pieniądze kurierowi (np. w przypadku odbioru paczki z opcją płatności „za pobraniem”) może zażądać pokwitowania odbioru gotówki.
Jak udowodnić w sądzie dokonanie zapłaty bez pokwitowania?
Udowodnienie w sądzie zapłaty bez pokwitowania jest możliwe, choć wymaga nieco zachodu. Pomocne w tym przypadku są przesłuchania obu stron transakcji, zeznania świadków, faktury i korespondencja, nagrania z kamer czy potwierdzenia z konta bankowego, świadczące np. o wypłacie środków z bankomatu.
Czy pokwitowanie odbioru jest obowiązkowe?
Nie, pokwitowanie odbioru gotówki nie jest obowiązkowe. Na wyraźne żądanie jednak osoba przyjmująca pieniądze powinna taki dokument wystawić. Jeśli wierzyciel odmawia pokwitowania, możesz wstrzymać się z płatnością lub np. złożyć ją w depozycie sądowym.
Naszym celem jest dostarczanie użytkownikom wartościowych i wiarygodnych treści, które pomogą im podejmować świadome decyzje finansowe. Wszystkie artykuły publikowane na naszym portalu opierają się na sprawdzonych źródłach i są redagowane przez specjalistów z dziedziny finansów.
1 ArsLege: Art. 462. Pokwitowanie dla dłużnika https://arslege.pl/pokwitowanie-dla-dluznika/k9/a5000/ 2 ArsLege: Art. 87. Obowiązek wystawienia rachunku potwierdzającego dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi https://arslege.pl/obowiazek-wystawienia-rachunku-potwierdzajacego-dokonanie-sprzedazy-lub-wykonanie-uslugi/k38/a15998/ 3 ArsLege: Ustawa o podatku od towarów i usług https://arslege.pl/ustawa-o-podatku-od-towarow-i-uslug/k76/
Patryk Korzec
Absolwent Uniwersytetu Opolskiego oraz Warszawskiego. Miłośnik świata finansów i inwestycji. Dziennikarz i copywriter, który doskonalił swoje umiejętności w kilku ogólnopolskich redakcjach radiowych i internetowych. Prywatnie pasjonat podróży i autostopu, uwielbiający relaks z dobrą książką w ręku.