Wezwanie do zapłaty – jak napisać odpowiedź? Wzór

Wezwanie do zapłaty - jak napisać odpowiedź

Niezależnie od tego, czy jest się działającym przedsiębiorcą, osobą wykonującą dane zlecenie czy też osobą prywatną o innym statusie – może się okazać, że ktoś długotrwale będzie zalegać nam z zapłatą należnych środków. W takiej sytuacji warto będzie sporządzić odpowiedni dokument na piśmie. Wezwanie do zapłaty – jak napisać odpowiedź? Przedstawiamy poradnik krok po kroku.

Zachodzenie zależności finansowych między dwoma stronami to jeden z elementów codzienności. Obecne są one podczas zakupów w sklepie, zamawiania taksówki, kupowania dowolnego towaru w sklepie. Ktoś oferuje usługę, a my – płacimy za nią na miejscu. Zobowiązanie finansowe między jedną a drugą stroną mogą jednak i być bardziej rozłożone w czasie, podlegając opłacie na innych zasadach.

Widoczne jest to szczególnie w sektorze przedsiębiorstw, na rynku pracy i tym podobnych, gdzie ktoś zobowiązuje się zapłacić za otrzymaną korzyść lub usługę w danym terminie. Za wykonanie danej usługi np. wystawia się fakturę lub sporządza się umowę. Zobowiązująca się osoba musi wywiązać się należną zapłatą środków na czas. Podobnie wygląda to z pożyczkami, zarówno udzielanymi przez instytucje, jak i przez osoby prywatne. My otrzymujemy gotówkę w określonej sumie i na określony czas, zobowiązując się zarazem do zwrócenia jej w wyznaczonej dacie.

Wezwanie do zapłaty jako pierwszy krok po pojawieniu się długu

Jak nierzadko się zdarza, druga strona może zalegać ze spłatą, nie regulując jej w porę. Opóźnienia w opłaceniu należnej sumy pieniężnej mogą trwać kilka dni, tygodni, a nawet miesięcy i lat. Nie otrzymując obiecanej sumy pieniędzy, warto wiedzieć, jakich działań należy się podjąć. Podstawowym krokiem, jaki podejmuje się w przypadku upomnienia o posiadaniu zaległej należności finansowej, jest wysłanie wezwania do zapłaty.

Wiedza wierzyciela to jedno. Warto wiedzieć też, jak odnieść się do takiego dokumentu, jeśli to my zostajemy pisemnie wezwani do zapłaty określonej zaległości finansowej. W dzisiejszym tekście przedstawimy najważniejsze zagadnienia związane z wezwaniem do zapłaty. Na początek, przypomnienie związane ze stroną formalną dla wierzyciela sporządzającego wezwanie do zapłaty.

Kiedy dokładnie należy sporządzić wezwanie do zapłaty?

Polskie prawo nie określa konkretnego momentu, w którym wierzyciel powinien wystosować wezwanie do zapłaty. Oznacza to, że decyzję na ten temat powinien on podjąć sam w odpowiednim w jego przekonaniu czasie. Powinien jednak zachować rozwagę, biorąc pod uwagę indywidualne dla danej sytuacji okoliczności. Opisywany dziś dokument najlepiej sporządzić po upływie więcej niż kilku dni, ale szybciej niż po kilku miesiącach trwania opóźnienia w spłacie zobowiązania.

Wezwanie do zapłaty to bowiem dokument, który powinien pełnić funkcję pierwszego, awaryjnego sygnału dla dłużnika. W założeniach ma on przypomnieć o obowiązku zapłaty i zasygnalizować, że ustalony termin już minął. Jednocześnie, ma on jednak i dać wierzycielowi ostatnią chwilę na pośpieszne uregulowanie długu. Z tych względów, znalezienie optymalnego czasu na wysłanie wezwania do zapłaty do konsumenta jest tak ważne.

Argumentem za tym, aby nie działać zbyt szybko i zarazem zbyt opieszale są względy praktyczne. Konsument kilka dni po terminie spłaty może o nim zwyczajnie zapomnieć lub napotkać bariery, które mu utrudniły uregulować należność. Zazwyczaj jednak takie osoby najszybciej jak mogą starać się go uregulować, próbując się skontaktować z wierzycielem i go o tym uprzedzić lub przeprosić za zamieszanie.

Z drugiej strony, zwlekanie miesiącami z podjęciem się pierwszych kroków związanych z poinformowaniem konsumenta o opóźnieniu w spłacie może działać na niekorzyść wierzyciela. Dłużnik może umyślnie grać na zwłokę, licząc, że brak działań ze strony wierzyciela oznacza, że zapomniał on o długu lub nie zależy mu na jego wyegzekwowaniu. Długotrwała opieszałość może prowadzić do przedawnienia długu, która zdejmie z dłużnika obowiązek uregulowania zaległości finansowej. Wówczas, wierzyciel traci szanse na zwrot pieniędzy.

Jak napisać i o czym pamiętać sporządzając wezwanie do zapłaty?

Znając już wskazania co do czasu, w jakim wezwanie do zapłaty powinno zostać sporządzone i wysłane, warto poznać teraz część praktyczną. Napisanie wezwania do zapłaty nie jest trudne, gdyż dokument ten nie jest w założeniach wybitnie skomplikowany i naszpikowany zbyt wieloma informacjami. Nie obowiązują żadne wzory. Warto znać jednak podstawowe wskazówki, które pozwolą sporządzić ten dokument szybko i efektywnie.

  1. Każde wezwanie do zapłaty powinno zawierać dane na temat daty, miejsca i czasu sporządzenia.
  2. Pismo powinno wskazać z imienia i nazwiska dłużnika, a także określić dane osobowe lub dane na temat wierzyciela.
  3. Następnie, należy podać rodzaj zobowiązania i sposób, w jaki miało zostać opłacone (np. przelew bankowy).
  4. Pamiętać trzeba o podaniu kwoty zobowiązania, jaką konsument miał uiścić wierzycielowi, kiedy minął termin i ile czasu od tego czasu ubiegło.
  5. Do informacji o kwocie długu nie można zapomnieć dołączyć naliczonych kosztów dodatkowych w postaci odsetek za opóźnienie, jeśli taka ewentualność została uwzględniona w pierwotnej umowie.
  6. Sporządzający wezwanie do zapłaty powinien podać termin, w jakim dług wraz z odsetkami powinien zostać bezwzględnie zwrócony.
  7. Dołączyć powinien też numer rachunku bankowego, na jaki należy przelać należną sumę pieniędzy.
  8. Przedostatnim etapem powinno być podanie konsekwencji związanych z dalszym uchylaniem się od obowiązku zapłaty. Może to być np. przekazanie sprawy zewnętrznej firmie windykacyjnej, wpisanie danych dłużnika do BIG, skierowanie sprawy do sądu itd.
  9. Na koniec nie powinno się zapominać o dacie, miejscu i podpisie, czyniąc dokument ważnym i wiążącym.

Wezwanie do zapłaty – warto się do niego odnieść

Pora spojrzeć na zagadnienie związane z wezwaniami do zapłaty od strony konsumenta. Jeżeli w ostatnim czasie przerwało się spłatę jakiegoś zobowiązania finansowego lub nie opłaciło się np. czynszu, lub faktury, stosowny dokument upominający o obowiązku zapłaty może przyjść tak naprawdę w każdej chwili. Trzeba być na to przygotowanym, gdyż jak wspomniano powyżej – prawo nie określa, kiedy wierzyciel powinien wysłać wezwanie do zapłaty. Może on je wysłać w każdej chwili, a dłużnik jako adresat takiego pisma – nie może go pozostawić bez reakcji.

Dlaczego? Otóż wezwanie do zapłaty to najczęściej alarmowy sygnał od wierzyciela, który daje ostatnią szansę na uregulowanie długu drogą polubowną. Jeżeli dług o przedstawionej charakterystyce nie budzi wątpliwości u konsumenta, to powinien on jak najszybciej podjąć się działań w celu wyjaśnienia i zakończenia sprawy. Oprócz próby uregulowania długu, najpierw warto odnieść się jeszcze do samego wezwania do zapłaty. Przez wierzyciela będzie to potraktowane z pewnością jako sygnał od dłużnika, że jest on chętny do współpracy i rozwiązania sporu.

Wezwanie do zapłaty – jak napisać odpowiedź?

Na każde otrzymane wezwanie do zapłaty powinno się sporządzić odpowiedź, którą w pisemnej formie najlepiej będzie wysłać taką drogą, jaką otrzymaliśmy pismo. Najczęściej jest to list polecony lub wiadomość e-mail. Jak napisać odpowiedź na wezwanie do zapłaty? Podobnie jak w przypadku omawianego dokumentu, nie ma odgórnie narzuconego szablonu, jaki należy zastosować, pisząc odpowiedź. Jednakże istnieje szereg informacji, jakie zawsze powinny się znaleźć na piśmie.

  1. Na początku należy podać datę i miejscowość, w którym sporządzana jest odpowiedź.
  2. Tytuł dokumentu, np. „odpowiedź na wezwanie do zapłaty”.
  3. Na początku, warto przedstawić uzasadnienie opóźnienia w spłacie, np. trudna sytuacja finansowa.
  4. Następnie, należy odnieść się do zaproponowanej przez wierzyciela daty spłaty długu, pisząc, czy jest się w stanie sprostać temu wymaganiu.
  5. Jeżeli będzie to niemożliwe, należy zaproponować własny sposób zapłaty, np. w formie ratalnej.
  6. Komunikacja za pomocą oficjalnych pism to za mało, dlatego warto też zaproponować spotkanie lub rozmowę telefoniczną, załączając swój numer telefonu.
  7. Na koniec, należy sygnować dokument swoim czytelnym podpisem.

Przypominamy, aby odpowiedź na wezwanie do zapłaty nadać i wysłać możliwe najszybciej, jak jest to możliwe. Czas ma znaczenie!

Kiedy wezwanie do zapłaty nie niesie ze sobą żadnych konsekwencji?

Wyżej wspomniany model działania należy przyjąć, gdy otrzymane wezwanie do zapłaty nie budzi wątpliwości u konsumenta pod kątem zasadności. Co, jeśli jednak jest inaczej? Istotnie, nie wszyscy wierzyciele dokładają staranności przy sporządzaniu wezwań do zapłaty i wysyłają do dłużników pisma niekompletne, nieaktualne itd. Poznajmy przykładowe okoliczności, w których wezwanie do zapłaty należy traktować za niezasadne.

  1. Kwota długu naliczono błędnie. Wierzyciel popełnił błąd w obliczeniach lub zwyczajnie – podał nieprawdziwą, nieuzasadnioną kwotę.
  2. Brak informacji o bieżącej kwocie długu. Wierzyciel lakonicznie informuje o odsetkach, ale nie podaje ich wysokości, sposobu naliczania.
  3. Brak informacji o formie i terminie spłaty długu. Wierzyciel informuje jedynie dłużnika o zaistnieniu długu, ale nie podaje danych na temat jego uregulowania.
  4. Nie podano danych kontaktowych wierzyciela lub są one niepełne.
  5. Brak daty i podpisu.

Co dalej? Jeżeli wezwanie do zapłaty sporządzono w sposób niewłaściwy, nie oznacza to, że należy pozostawiać je bez odpowiedzi. Konsument powinien pisemnie odpowiedzieć wierzycielowi, punktując nieprawdziwe lub niewłaściwie wprowadzone, jego zdaniem, dane. W zależności od zawartych błędów, konieczne będzie też np. załączenie dodatkowych dokumentów potwierdzających racje konsumenta (skan umowy pożyczki, skan faktury, skan klauzuli o naliczaniu odsetek itd.).

Odradzamy pozostawienie błędnego wezwania do zapłaty bez reakcji.  Wierzyciel, może wówczas uznać, nieświadom błędów, jakie wprowadził w dokumencie, że dłużnik zignorował jego informacje. W efekcie, może on oddać egzekucję długu firmie windykacyjnej lub przenieść sprawę na drogę sądową. W interesie konsumenta jest zatem jak najszybsze wyjaśnienie zaistniałych nieporozumień!

Co, jeśli nie odebrało się wezwania do zapłaty?

Na koniec warto poruszyć jeszcze kwestię alternatywnego scenariusza. Co, jeśli dłużnik w ogóle nie otrzymał wezwania do zapłaty i nie jest świadomy tego, że zostało ono do niego wystosowane? Takie sytuacje nie powinny się dziać zbyt często, ponieważ opisywany dokument wysyła się zazwyczaj listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. Jeżeli więc dokument zaginął i w efekcie nie wpłynęło potwierdzenie odbioru – wówczas wierzyciel najpewniej wystosuje kolejne pismo.

Oceń ten wpis
2019-03-13T07:25:32+02:0016.03.2019|Blog finansowy|
Dodaj komentarz