Przedsądowe wezwanie do zapłaty – wzór do pobrania

Każdy przedsiębiorca w swojej karierze nie raz spotkał się ze spóźnialskim kontrahentem. W takich sytuacjach konieczne jest przypomnienie zapominalskiemu o uregulowaniu płatności. Mogą to być upomnienia w postaci telefonów bądź wiadomości e-mailowych. Jeśli nawet te sposoby spełzną na niczym to jeszcze nic straconego! Wierzyciel, zanim wstąpi na drogę sądową, może wysłać dłużnikowi wezwanie do zapłaty. Co warto o nim wiedzieć i jak napisać je prawidłowo? Sprawdźmy. 

Przedsądowe wezwanie do zapłaty – co to jest?

Gdy dłużnik przestaje spłacać terminowo zobowiązania finansowe, to wierzyciel posiada pełne prawo dochodzenia swoich należności. Jednym z rozwiązań wyegzekwowania długu jest właśnie przedsądowe wezwanie do spłaty długu, dzięki któremu płatnik zwiększa szansę na polubowne rozwiązanie sprawy. Jeśli zadłużony nie zareaguje na pismo, to pokrzywdzony może skierować sprawę do sądu, a później na drogę egzekucji komorniczej.

Takie wezwanie dłużnik otrzymuje najczęściej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu nadawca ma pewność, że druga strona została poinformowana o istniejącym długu. Stanowi również istotny dowód w przypadku, gdy sprawa trafi do sądu. 

To oznacza, że nie może nałożyć żadnej sądowej kary lub rozpocząć wszczęcia postępowania egzekucyjnego. Jest natomiast pierwszym ważnym krokiem, który może przyczynić się do odzyskania zaległych należności.

Wzór przedsądowego wezwania do zapłaty

Darmowy wzór wniosku w wersji możliwej do edycji (format DOC) oraz w wersji do wydruku (PDF).

Wzór wniosku w wersji DOC

Wzór wniosku w wersji PDF

Przedsądowe wezwanie do zapłaty – uwagi do wzoru

• Przedsądowe wezwanie do zapłaty należy wysłać na adres wezwanego przesyłką poleconą zachowując dowód nadania.

• Należy przygotować a/a przedsądowego wezwania do zapłaty (dodatkowy egzemplarz) o identycznej treści i zachować dla siebie, dla celów dowodowych w ewentualnym postępowaniu sądowym.
• Podstawa prawna wezwania do zapłaty: art. 187 § 1 pkt 3 Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (U.2018.1360 t.j. z dnia 2018.07.16, dalej k.p.c.) pozew powinien zawierać m.in.: informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia,
• Załączniki: należy w punktach wymienić dokumenty, które zostaną załączone do wezwania, celem wykazania zasadności żądania zapłaty: np. kserokopia umowy, kserokopia faktury itd.
• Odsetki:
  • zgodnie z art. 481 k.c. wierzyciel może naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie nawet w przypadku, gdy nie poniósł żadnej szkody w wyniku wystąpienia opóźnienia, a samo opóźnienie dłużnika było spowodowane okolicznościami, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności,
  • zgodnie z art. 359 k.c. odsetki ustawowe należą się tylko, gdy wynika to z: czynności prawnej albo ustawy, orzeczenia sądu lub decyzji innego właściwego organu,
  • zgodnie z art. 1 i 2 ustawy z 12 czerwca 2003 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, wskazane odsetki mogą stosować wyłącznie wymienione tam podmioty – przedsiębiorcy,
  • zgodnie z art. 359 § 21c. maksymalna wysokość odsetek, które wynikają z czynności prawnej nie może w stosunku rocznym przekraczać dwukrotności wysokości odsetek ustawowych.

Wezwanie do zapłaty – co powinno zawierać?

Wezwanie do zapłaty, inaczej nazywane monitem – to specyficzne pismo stanowiące jedno z kluczowych narzędzi windykacyjnych. Ma na celu odzyskanie od nieobowiązkowego dłużnika zaległą płatność, wynikającą, np. z nieopłacenia faktury za zakup towaru lub wykonanie usługi. Jest więc pierwszym, kluczowym krokiem przypomnienia kontrahentowi o istniejącym długu. Dzięki temu płatnik może zaoszczędzić sobie kosztów związanych z postępowaniem sądowym, a wierzyciel – zyska tak cenny w dzisiejszych czasach… czas.

Przepisy prawa nie precyzują formy i treści takiego wezwania. Przyjmuje się jednak, że powinno być sporządzone w formie pisemnej i skierowane na adres dłużnika, z żądaniem zapłaty zaległej należności w określonym terminie i we wskazany sposób, pod groźbą sankcji. 

Bardzo ważne jest także, by wezwanie do zapłaty zostało przekazane listem poleconym, za pisemnym potwierdzeniem odbioru. W ten sposób wierzyciel zyskuje dowód, który może być kluczowy w trakcie ewentualnego dochodzenia roszczeń na drodze sądowej.

Wzór wezwania do zapłaty

Darmowy wzór wniosku w wersji do edycji (DOC) oraz wersji do wydruku (PDF):

Wzór wniosku w wersji DOC

Wzór wniosku w wersji PDF

Wezwanie do zapłaty – uwagi do wzoru

• Przedsądowe wezwanie do zapłaty należy wysłać na adres wezwanego przesyłką poleconą zachowując dowód nadania,
• Należy przygotować a/a przedsądowego wezwania do zapłaty (dodatkowy egzemplarz) o identycznej treści i zachować dla siebie, dla celów dowodowych w ewentualnym postępowaniu sądowym,
• Podstawa prawna wezwania do zapłaty: art. 187 § 1 pkt 3 Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (U.2018.1360 t.j. z dnia 2018.07.16, dalej k.p.c.) pozew powinien zawierać m.in.: informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia,
• W kwestii załączników: należy w punktach wymienić dokumenty, które zostaną załączone do wezwania, celem wykazania zasadności żądania zapłaty: np. kserokopia umowy, kserokopia faktury.
• Odsetki:
  • zgodnie z art. 481 k.c. wierzyciel może naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie nawet w przypadku, gdy nie poniósł żadnej szkody w wyniku wystąpienia opóźnienia, a samo opóźnienie dłużnika było spowodowane okolicznościami, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności,
  • zgodnie z art. 359 k.c. odsetki ustawowe należą się tylko, gdy wynika to z: czynności prawnej albo ustawy, orzeczenia sądu lub decyzji innego właściwego organu,
  • zgodnie z art. 1 i 2 ustawy z 12 czerwca 2003 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, wskazane odsetki mogą stosować wyłącznie wymienione tam podmioty – przedsiębiorcy,
  • zgodnie z art. 359 § 21c. maksymalna wysokość odsetek, które wynikają z czynności prawnej nie może w stosunku rocznym przekraczać dwukrotności wysokości odsetek ustawowych.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty, a ostateczne wezwanie do zapłaty – czym się różnią?

Warto wiedzieć, że obok przedsądowego wezwania do zapłaty często pojawia się określenie „ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty”. Czym różnią się oba terminy? Faktycznie oznaczają to samo i w mniemaniu sądu są jedynie kwestią wtórną. To, czy zostanie zatytułowane jako “ostateczne” lub “przedsądowe” oznacza tylko tyle, że wierzyciel podjął polubowną próbę negocjacji na temat zadłużenia. Liczba takich wezwań, ich nazwa oraz dokładna treść nie mają tutaj dużego znaczenia i zależą wyłącznie od upodobań wierzyciela.

Jak napisać wezwanie do zapłaty?

Nie istnieje idealny i uniwersalny wzór, który obowiązuje każdego i w każdej sytuacji. Oznacza to, że przy jego tworzeniu przedsiębiorca posiada wolną rękę. Musi tylko pamiętać o tym, by wezwanie do zapłaty dokładnie spełniało swoją funkcję – a więc było pismem oficjalnym zawierającym niezbędne informacje, pozwalające dłużnikowi na zapoznanie się ze swoim zobowiązaniem i jego, jak najszybszą spłatą.

I tak, mimo że nie ma z góry narzuconego schematu to prawidłowo sporządzone pismo powinno zawierać:

• Datę oraz miejsce sporządzenia dokumentu,
• Dane wierzyciela, a także dłużnika,
• Dokładną kwotę zaległości wraz z naliczonymi odsetkami – należy załączyć również numer faktury lub innego dokumentu potwierdzającego należność,
• Ostateczny termin spłaty zadłużenia – w świetle prawa nie ma dokładnie określonego czasu na uregulowanie płatności. Może to być zarówno okres od 7 do 14 dni czy nawet 30 dni,
• Formę płatności spłaty – np. przelew bankowy, płatność gotówką w kasie firmy,
• Wskazanie konsekwencji niewywiązania się z zapłaty – np. wpis do bazy dłużników KRD, ERIF lub BIG “InfoMonitor”oraz wszczęcie postępowania sądowego,
• Stosunek prawny, z którego wynika obowiązek zapłaty – np. dług wynikający z nieopłaconej faktury czy raty pożyczki,
• Czytelny podpis wierzyciela.

Wezwanie do zapłaty – ile razy wysłać i kiedy?

W treści pisma wierzyciel ma prawo uwzględnić również elementy dodatkowe. Są to:

• Załączniki kopii faktur lub umowy, które są podstawą do wniesienia roszczenia
• Wysyłka listem poleconym lub za potwierdzeniem odbioru – stanowi kluczowy dowód potwierdzenia odebrania wezwania przez dłużnika. Stanowi więc doskonały argument na próby polubownego rozwiązania problemu.

Ile razy wysłać takie wezwanie do zapłaty?

W praktyce nikt nie sporządza wezwania z powodu kilku dni opóźnienia ze spłatą. Jednocześnie nie należy z tym czekać stosunkowo długo. Przyjmuje się zasadę: „do trzech razy sztuka”. Co za tym idzie – gdy płatnik pomimo otrzymania trzeciego wezwania nadal nie poczuwa się do obowiązku uregulowania długu – sprawę należy skierować do sądu.

Dlatego decyzja o powtórnym wysyłaniu pism do dłużnika zależy wyłącznie od dobrej woli wierzyciela. Niemniej jednak warto kierować się przy tym zdrowym rozsądkiem i konsekwencją. Nie ma najmniejszego sensu dostarczać takich upomnień pozwanemu w nieskończoność.

Co ciekawe, czynny podatnik może liczyć na swego rodzaju rekompensatę, czyli tzw. ulgę za złe długi. Umożliwia wierzycielowi odprowadzającemu VAT odzyskanie kwoty z podatku, od dokonanej pechowej transakcji. Skorzystanie z tego rozwiązania możliwe jest jednak po upłynięciu 150 dni od ostatecznego terminu zapłaty.

Wezwanie do zapłaty – jakie są rodzaje?

Co ciekawe, gdy wierzyciel zdecyduje się na wysłanie więcej niż jednego pisma upominającego, to wraz z kolejnym dokumentem może stopniować przewidziane sankcje i regularnie skracać terminy zobowiązujące do spłaty. Dzięki temu możemy wyróżnić kilka rodzajów wezwań. Są to, m.in.:

Przypomnienie

Wierzyciel przypomina płatnikowi o ciążącym na nim długu. Jest swego rodzaju prośbą – mniej rygorystyczną od pozostałych wezwań, która ma skłonić dłużnika do zapłaty,

Wezwanie do zapłaty, pod rygorem wpisu na listę dłużników prowadzoną przez biuro informacji gospodarczej

Aby wierzyciel mógł wpisać dłużnika do takiego rejestru koniecznie musi podpisać umowę z BIG “InfoMonitor” oraz opłacić abonament. Do takiej bazy można wprowadzić płatnika zalegającego z kwotą 500 zł (u osób prawnych), a także 200 zł (u osób prywatnych) i zalegającego z opłatą, ponad 60 dni. Ponadto warunkiem wpisu jest także, co najmniej miesięczny odstęp dostarczenia wezwania do pozwanego.

Wezwanie do zapłaty pod rygorem wpisu na internetową listę dłużników

Jest to ostrzeżenie o sprzedaży długu na internetowej liście, np. na giełdzie długów. Często takie rozwiązanie skutkuje dobrowolnym uregulowaniem płatności. Dłużnik ma świadomość tego, że dojdzie do zmiany wierzyciela – a wraz z nim formy roszczeń w odzyskaniu zobowiązań. Tego typu wezwanie powinno zostać wysłane nie jako pierwsze, ale któreś z kolei. W ten sposób uwypuklona zostanie dobra wola wierzyciela.

Pismo do zapłaty pod rygorem zawiadomienia prokuratury o popełnieniu przestępstwa

Takie wezwanie to ostateczność dla wierzyciela. Może też być wykorzystane wyłącznie w określonych sytuacjach. Przede wszystkim pokrzywdzony musi mieć dowody na to, że dłużnik popełnił przestępstwo! Zgodnie z art. 286 Kodeksu karnego³. Należą do tego, m.in. wyłudzenie poprzez wprowadzenie w błąd wierzyciela lub przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu, np. doprowadzenie do bankructwa czy utrudnianie dochodzenia roszczeń.

Jednocześnie zawiadomienie organów ścigania o popełnieniu przestępstwa nie wyklucza dochodzenia zwrotu długu na drodze cywilnej!

Przedegzekucyjne wezwanie do zapłaty

Takie pismo powinno zostać dostarczone, jeszcze przed samym złożeniem wniosku o wszczęcie postępowania egzekucyjnego. Jest to ostatnia szansa dłużnika na dobrowolną spłatę zadłużenia bez komornika!

Dlaczego warto wysłać wezwanie do zapłaty?

Wysyłając zapominalskiemu (albo i nie) płatnikowi pismo zachęcające go do niewymuszonego uregulowania długu, wierzyciel wykazuje się działaniem zgodnym z tzw. dobrymi obyczajami. Co jednoznacznie oznacza dobrą wolę poszkodowanego w zachowaniu uprzejmych stosunków z drugą stroną. Może też się przydać, gdy zostanie dołączone jako dowód, w przypadku skierowania sprawy do sądu. A warto wiedzieć, że fakt próby pozasądowego załatwienia sprawy zawsze działa na korzyść pokrzywdzonego.

Ponadto dowód sporządzenia wezwania zapłaty prawie zawsze gwarantuje wierzycielowi zwolnienie z kosztów sądowych, związanych z wytoczeniem pozwu. Ryzyko zapłaty istnieje natomiast, gdy bezpośrednio wytoczy on proces powództwa bez wcześniejszego skorzystania z możliwości wezwań. Dłużnik może wykorzystać to na swoją korzyść – argumentując ewentualną spłatę należności w przypadku, gdyby otrzymał pismo upominawcze.

Jak skutecznie wysłać wezwanie do zapłaty?

Oprócz wysyłki pisma za pośrednictwem listu poleconego – wierzyciel może także wykorzystać inne środki przekazu:

• Wiadomość SMS
• E-mail
• Faks 

Innymi słowy – wszelkie ponaglenia, które można udowodnić, mają swoje zalety. Stanowią bowiem bezcenny argument w rękach wierzyciela, który wykorzysta je na swoja korzyść podczas rozprawy sądowej. 

Ile wynoszą długi polskich przedsiębiorców?

Z danych Krajowego Rejestru Długów wynika, że na koniec 2022 roku najwięcej do spłaty mieli przedsiębiorcy z województwa mazowieckiego. Ich zadłużenie wynosi bowiem blisko 1,9 mld złotych. Na drugim miejscu znały się firmy ze Śląska z wynikiem ponad 1 mld złotych, a na trzecim – z Wielkopolski, które do oddania mają blisko 900 mln złotych ¹.

Co ciekawe w pewnych sektorach zwiększa się ryzyko współpracy z niesolidnym partnerem biznesowym. Szczególnie narażony na to jest sektor handlowy, gdzie firmy zalegają na sumę 2,27 mld zł i budownictwo – tam ponad 46 tys. firm ma do zapłacenia 1,41 mld zł. Sektor transportu, spedycji i logistyki (TSL) plasuje się na trzecim miejscu z zaległościami w wysokości 1,25 mld zł przez blisko 29 tys. firm ². 

Przedsądowe wezwanie do zapłaty – FAQ