Niezapłacona faktura — konsekwencje i sposoby na odzyskanie pieniędzy

Co może grozić dłużnikowi za niezapłaconą fakturę? Co zrobić, aby uniknąć problemów ze spłatą faktur i jak się zachować, gdy wpadliśmy już w spiralę fakturowego zadłużenia? Z drugiej strony: jak chronić się przed klientami, którzy nie płacą i jak odzyskać środki z niezapłaconej faktury? Jak udowodnić brak zapłaty i gdzie to zgłosić? Odpowiadam na te wszystkie pytania, tworząc kompendium wiedzy na temat niezapłaconych faktur.

nieopłacona faktura - co grozi? jakie są konsekwencje?

Kluczowe informacje

  • NIezapłacona faktura może mieć szereg negatywnych skutków zarówno dla firmy wystawiającej fakturę, jak i dla klienta, który jej nie uregulował;
  • Wśród najpoważniejszych konsekwencji dla dłużnika można wymienić wpisy do bazy dłużników, pogorszenie relacji biznesowych, pozwania sądowe oraz utrata zdolności kredytowej;
  • Wierzyciel w przypadku braku spłaty należności ma prawo naliczać dodatkowe odsetki za każdy dzień opóźnienia, które może uwzględnić w podpisywanej z kontrahentem umowie;
  • W polskim systemie prawnym istnieje tzw. ulga za złe długi. Może ją zastosować wierzyciel w przypadku rozliczania się z podatku dochodowego i podatku VAT;
  • Ważne jest, aby zarówno sprzedawcy, jak i klienci, przestrzegali terminów płatności i starali się rozwiązywać wszelkie problemy związane z płatnościami w sposób odpowiedzialny. W przypadku trudności finansowych najlepiej jest skontaktować się z drugą stroną i wspólnie szukać rozwiązania, które będzie zadowalające dla obu stron;

Niezapłacone faktury to trudne, ale też codzienne życie wielu przedsiębiorców. Mimo powszechności tego zjawiska wiem, że wielu samozatrudnionych nie zna sposobów na radzenie sobie z tym problemem. Dotyczy to przy tym zarówno dłużników (a więc niepłacących w terminie), jak i wierzycieli, którzy nie wiedzą, co robić, aby odzyskać pieniądze, należące się im z tytułu wykonanej usługi lub sprzedanego towaru.

W niniejszym artykule przechodzę przez obydwie te perspektywy, sprzedając praktyczne wskazówki, których zastosowanie może pomóc w trudnym położeniu. Odpowiadam też na najczęściej zadawane pytania i rozwiewam wątpliwości dotyczące przedawnienia faktur, odsetek od nieopłaconych faktur oraz związanych z tym zagadnieniem kwestii podatkowych.

Zapraszam do lektury.

Niezapłacona faktura — co grozi?

Pomimo że samo nieopłacenie w terminie faktury nie jest jeszcze czynem zabronionym, wskazanym jednoznacznie w Ustawie z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny to, ponieważ często łączy się z oszustwem, w tym właśnie kontekście można je rozpatrywać.

W przypadku więc, w którym niezapłacenie za wykonaną usługę lub dostarczony towar wynikało z wprowadzenia drugiej strony transakcji w błąd (przy jednoczesnej świadomości tego, że faktura nie zostanie opłacona), dłużnik taki może odpowiadać na gruncie artykułu 286 Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny1.

Nie ma przy tym większego znaczenia długość zwłoki. Kluczowe jest wskazanie znamiona czynu polegającego na zamierzonym nieopłaceniu faktury, które jest oszustwem.

Oprócz ewentualnej odpowiedzialności karnej brak płatności w terminie może skutkować innymi, przykrymi dla dłużnika konsekwencjami. Wśród nich wymienić należy między innymi:

  1. Wzrost zadłużenia przez naliczanie odsetek za opóźnienie (a czasem także kary umowne);
  2. Możliwą utratę zaufanych dostawców i kontrahentów;
  3. Widnienie w rejestrach dłużników (w tym w BIG InfoMonitor). A co za tym idzie zmniejszenie możliwości zaciągania przyszłych zobowiązań finansowych (szczególnie kredytów i pożyczek);
  4. Wszczęcie postępowania windykacyjnego;
  5. Skierowanie sprawy przez wierzyciela na grunt sądowy.

Ile można nie płacić faktury?

Faktury zawsze powinno płacić się w terminach, które z nich wynikają.

Z perspektywy ewentualnej odpowiedzialności karnej za nieopłacenie na czas faktury, co do zasady, nie ma przy tym znaczenia długość zwłoki.

Jest ona jednak ważna z perspektywy podatkowej. Zwracam tu uwagę na termin 90 dni od dnia upływu terminu zapłaty kwoty wynikającej z wystawionego rachunku. Opóźnienie przekraczające 3 miesiące zrodzi dla dłużnika negatywne konsekwencje dotyczące rozliczeń podatkowych.

Co zrobić z niezapłaconymi fakturami?

Wiedząc, jakie mogą być skutki niezapłaconych faktur, warto zastanowić się nad tym, co zrobić, gdy spotka Cię taka sytuacja i sam staniesz się niewypłacalny.

Oto moja krótka lista wskazówek:

  1. Bądź szczery z drugą stroną umowy – powiedz jej o swoich problemach i zaproponuj rozwiązanie. Np. faktoring, dłuższy termin płatności lub rozłożenie jej na raty;
  2. Ogranicz wydatki i odłóż w czasie te, co do których jest to możliwe;
  3. Pomyśl o pozyskaniu finansowania swojej firmy, które pozwoli zwiększyć jej bieżącą płynność;
  4. Zrób wszystko, aby zwłoka w płatności była jak najkrótsza, a w szczególności, aby nie przekroczyła 90 dni.

Najlepszą metodą uniknięcia przykrych konsekwencji nieopłaconych na czas faktur, jest po prostu zapobieganie takim sytuacjom. Można się o to postarać poprzez podjęcie działań zaradczych, które pozwolą na terminowe regulowanie wszystkich należności na czas.

Problemy z nieopłaconymi fakturami możesz rozwiązać, korzystając, m.in. z faktoringu dla firm (*w instytucjach pozabankowych masz większą szansę na otrzymanie finansowania, ale musisz liczyć się z wyższymi opłatami):

Opinie:
3,7/5
Opłaty i prowizje
od 0,040%
? za 1 dzień finansowania
Wartość faktury
100 %
? do 100%
Limit finansowania
15 mln zł
Czas wypłaty
15 minut

500 osób

wybrało ofertę
Sprawdź
Opłaty i prowizje
0,04%
? za każdy 1 dzień finansowania
Wartość faktury
100 %
Limit finansowania
10 tys - 3,5 mln zł
Czas wypłaty
15 minut

246 osób

wybrało ofertę
Sprawdź
Opłaty i prowizje
od 0,086%
? za każdy dzień finansowania
Wartość faktury
100 %
? 100% wartości brutto!
Limit finansowania
300 tys zł
Czas wypłaty
15 minut

455 osób

wybrało ofertę
Sprawdź
Opinie:
4,2/5
Opłaty i prowizje
od 0,053%
? za każdy 1 dzień finansowania, nawet do 3 miesięcy bez opłat za dostęp do limitu faktoringowego.
Wartość faktury
100 %
? 100% faktury netto lub częściowe finansowanie
Limit finansowania
120 tys zł
Czas wypłaty
5 minut

224 osób

wybrało ofertę
Sprawdź

Jak uniknąć problemów ze spłatą faktur?

Terminowe regulowanie należności to podstawa prawidłowego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa.

Należy więc robić wszystko, aby wszelkie zobowiązania opłacać na czas i ponad wszystko nie popaść w spiralę zadłużenia. Jak to zrobić? Oto kilka moich sugestii:

  1. Regularnie analizuj finanse swoje i Twojej firmy;
  2. Planuj budżet z wyprzedzeniem – pamiętając przy tym o zachowaniu rezerwy gotówkowej na nieoczekiwane wydatki;
  3. Prowadź rejestr wszystkich faktur, w którym uwzględnisz ich terminy płatności;
  4. Zaplanuj swój czas i swoje wydatki tak, aby unikać jakichkolwiek opóźnień;
  5. Jeżeli przypuszczasz, że będziesz miał problem z terminowym rozliczeniem – zakomunikuj zawczasu ten fakt drugiej stronie umowy. Np. poproś o dłuższy termin płatności lub rozłożenie jej na raty;
  6. Gdy to możliwe ustalaj elastyczne terminy płatności – szczególnie w okresach gorszej koniunktury i słabszych przepływów gotówkowych;
  7. Faktoring – czyli sposób na zadbanie o płynność finansową przedsiębiorstwa.

Jak ochronić się przed niepłacącymi klientami?

Na pytanie, jak radzić sobie z niepłacącymi klientami nie ma jednej poprawnej odpowiedzi. Na pewno zawsze warto stosować tu zasadę ograniczonego zaufania i podejmować środki zaradcze, zanim jeszcze jakiekolwiek problemy staną się faktem.

Dobrze jest każdorazowo podpisywać odpowiednio sformułowaną umowę, w której zastrzeżone będą odsetki za zwłokę w płatności oraz kary umowne. Warto także stosować zaliczki, płatne jeszcze przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem zamówionych towarów.

Jak odzyskać środki z niezapłaconej faktury?

Jeżeli jednak mleko już się rozlało i staniesz przed sytuacją, w której klient nie chce Ci zapłacić, polecam spojrzeć na poniższe metody. W pewnym stopniu mogą pomóc rozprawić się z nielojalnym kontrahentem.

Przypomnienie o terminie płatności

Z doświadczenia wiem, że klientom warto przypominać o terminach zapłaty. Zanim zdecydujesz się na podjęcie jakichkolwiek kroków prawnych w stosunku do zalegającego partnera biznesowego, spróbuj po prostu powiadomić go o dokładnym, ustalonym terminie płatności.

Wezwanie do zapłaty

Gdy z kolei pomimo grzecznych przypomnień, klient dalej nie chce zapłacić, wystosuj do niego przedsądowe wezwanie do zapłaty. Tego typu wezwanie powinno być zwięzłe, jasne i zrozumiałe, ale także napisane w sposób formalny. Koniecznie musi się w nim znaleźć dokładna informacja dotycząca dalszych kroków, jakie podejmiesz, gdy nie otrzymasz swoich pieniędzy.

Pismo to powinno także zawierać:

  • podstawowe dane wierzyciela i dłużnika;
  • dane faktury, której dotyczy płatność;
  • kwotę, rodzaj oraz termin zapłaty należności;
  • numer konta firmowego, na jaki klient powinien wykonać zaległą opłatę;
  • informację o odsetkach za zwłokę.

Wezwanie do zapłaty warto zawsze wystosować w formie, która umożliwi wierzycielowi uzyskać potwierdzenie jego nadania oraz otrzymania pisma przez dłużnika. Czyli np. wysłanie go listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu masz niepodważalny dowód na to, że dłużnik odebrał dokument i miał okazję się z nim zapoznać.

Wskazówka

Jeśli pierwsze wezwanie do zapłaty nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, ruch ten można ponowić, wysyłając kolejne pisma, w których powiadomisz o zaostrzeniu konsekwencji, gdy Twój kontrahent nadal będzie zwlekał ze spłatą zobowiązań.

Ostrzeżenie o wpisie do BIG

BIG InfoMonitor to jedna z największych, dostępnych w Polsce baz danych. Znaleźć w niej można informacje o firmach oraz osobach fizycznych, które mają niespłacone zobowiązania. Ponieważ raport BIG jest wykorzystywany podczas oceny zdolności kredytowej, nikt nie chce, aby negatywne informacje na jego temat były w BIG dostępne.

Poszukując więc kolejnych możliwości na przekonanie dłużnika, który zalega Ci z płatnością, warto wspomnieć o wystosowaniu do niego ostrzeżenia o wpisie do BIG. Groźba podjęcia działań, mających na celu utrudnienie mu w przyszłości otrzymania finansowania zewnętrznego, dla wielu kontrahentów może być naprawdę znacząca i przekonująca.

Kolejną negatywną konsekwencją, o jaką może postarać się wierzyciel, jest wpis dłużnika do innych baz, które prowadzi Krajowy Rejestr Sądowy. Jedną z nich jest Rejestr Dłużników Niewypłacalnych.

Windykacja polubowna

Podjęcie działań windykacyjnych bardziej zaawansowanych niż opisane wyżej, dla wielu przedsiębiorców może być zadaniem wykraczającym poza ich możliwości. Mowa przy tym nie tylko o możliwościach finansowych, czasowych czy psychicznych. Ale także wiedzy na temat działań, które będą mieściły się w granicach obowiązującego prawa.

Rozwiązaniem może być tu sięgnięcie po ekspertów z zewnętrznej firmy windykacyjnej lub kancelarii prawnej, które na co dzień zajmują się tego typu zagadnieniami. Tacy specjaliści mogą być ostatnią deską ratunku na drodze windykacji polubownej. Mają oni bowiem doświadczenie oraz narzędzia do skutecznej walki z niepłacącymi dłużnikami. Ich działanie może także pozwolić na pewne mediacje i wynegocjowanie rozwiązań korzystnych dla każdej ze stron.

Pozew w trybie postępowania nakazowego oraz EPU

Jeżeli podjęte wcześniej działania, mające znamiona windykacji miękkiej oraz polubownej, nie przyniosły żadnych skutków, konieczna może być kontynuacja walki o swoje prawa, ale już na gruncie sądowym.

Jako wierzyciel masz tu do dyspozycji dwa podstawowe warianty działania:

  1. Wniesienie pozwu w trybie postępowania nakazowego (a więc skorzystanie z trybu przewidzianego w artykule 485 Ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego2, który zaowocować może wydaniem przez sąd nakazu zapłaty w stosunku do zalegającego z opłatą dłużnika);
  2. Wniesienie pozwu do tzw. e-Sądu (który funkcjonuje pod adresem: https://www.e-sad.gov.pl/Default.aspx) w trybie elektronicznego postępowania upominawczego (w skrócie: EPU).

Obydwa rozwiązania wymagają jednak pewnej, podstawowej znajomości przepisów prawa oraz prawidłowo sformułowanego pozwu, wraz ze wszystkimi dołączonymi do niego dowodami, jak umowa czy wystawiona faktura. Jeżeli więc masz wątpliwość jak w tym zakresie działać, zgłoś się do specjalisty, który pomoże Ci się z tym uporać.

nieopłącona faktura - co robić?

Jak udowodnić brak zapłaty?

Paradoksalnie udowodnienie przypadku braku zapłaty nie jest wcale zadaniem łatwym. Co jako wierzyciel możesz zrobić, aby to udowodnić?

  1. Odnajdź umowę, która stanowi podstawę wykonanej usługi lub sprzedanego towaru. W sytuacji, gdy nie masz takiej umowy, konieczne będą pisemne ustalenia, np. wynikające z korespondencji mailowej lub SMS-owej;
  2. Przedstaw oryginał wystawionych dłużnikowi faktur;
  3. Załącz dowody, które w sposób jednoznaczny pokazują, że wywiązałeś się z podpisanej umowy. Mogą nimi być, m.in. dokument wydania towaru, zlecenie transportowe, czy korespondencja z dłużnikiem.

Gdzie zgłosić brak zapłaty za fakturę?

Brak opłacenia w terminie faktury przez klienta daje wierzycielowi możliwość zgłoszenia tego faktu do:

  1. BIG InfoMonitor;
  2. Wybranej firmy windykacyjnej lub kancelarii prawnej (w celu efektywnego uzyskania należności);
  3. Sądu;
  4. Komornika;
  5. Organów ścigania (gdy niezapłacenie przez klienta faktury było jednocześnie oszustwem w rozumieniu art. 286 Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny).

Po jakim czasie niezapłacona faktura ulega przedawnieniu?

Termin roszczenia wierzyciela z tytułu nieopłaconego przez dłużnika rachunku zależy od rodzaju i charakteru działalności gospodarczej, której dotyczy ta faktura.

Rachunki dotyczące sprzedaży towarów i usług przedawniają się z upływem dwóch lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione. Z kolei te z branży transportowej przedawniają się już po roku.

cytat-Marek Przybylski - ekspert finansowy Czerwonej-Skarbonki.pl

Z końcem roku 2023 przedawnią się wszystkie faktury sprzedażowe, które wystawione zostały w 2021 roku i wszystkie rachunki z branży transportowej, które pochodzą z roku 2022.

Marek Przybylski – ekspert finansowy Czerwonej-Skarbonki.pl

Czy można naliczyć odsetki od niezapłaconej faktury? Ile wynoszą?

Zgodnie z poniższym paragrafem: 

Jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

1 Art. 481 Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny

Przepis ten jednoznacznie wskazuje, że w sytuacji braku terminowej zapłaty, jako wierzyciel, możesz żądać od dłużnika również należących się prawnie, określonych odsetek.

Odsetki te mogą być przez Ciebie dokładniej wyszczególnione w podpisanej z kontrahentem umowie. W przypadku braku takiego oznaczenia będą Ci się odsetki ustawowe. Są one równe stopie referencyjnej Narodowego Banku Polskiego powiększonej o 5,5 punktów procentowych.

Zwróć uwagę

Niezmiennie od września 2022 r., stopa referencyjna NBP wynosi 6,75 %, co po dodaniu 5,5 punktów procentowych daje odsetki w wysokości 12,25%. Maksymalna wysokość odsetek za opóźnienie w stosunku rocznym nie może przy tym przekraczać 2-krotności odsetek ustawowych (a więc na ten moment poziomu: 24,5%).

Niezapłacona faktura — czy trzeba płacić podatek dochodowy oraz podatek VAT?

Tak. Niestety, co do zasady, przepisy podatku dochodowego oraz podatku od towarów i usług, zobowiązują sprzedawców do zapłaty podatku nawet wtedy, gdy ich kontrahent spóźnia się z płatnością.

Trzeba jednak zaznaczyć, że w polskim systemie prawnym istnieje coś takiego jak ulga na złe długi. To rozwiązanie, które umożliwia dokonywanie korekty podatku należnego (lub naliczonego – w przypadku wierzyciela), w którym nie doszło do zapłaty za wystawioną fakturę. Rozwiązanie to działa zarówno przy podatkach dochodowych (a więc PIT i CIT), jak i przy podatku VAT. Równoznaczne jest to natomiast z brakiem konieczności zapłaty podatku od faktur nieopłaconych.

Niezapłacone faktury — podsumowanie

Niezapłacona faktura to problem zarówno dla strony zadłużonej, jak i wierzycielskiej. Ufam jednak, że opisane przeze mnie wyżej wskazówki pomogą nawet w niewielkim stopniu w odnalezieniu się w tej trudnej sytuacji.

Podsumowując, raz jeszcze powtórzę najistotniejsze kwestie z artykułu.

  1. Nieopłacona faktura dla dłużnika może zrodzić liczne negatywne konsekwencje. W tym doprowadzić do wzrostu zadłużenia, utraty dostawców i kontrahentów czy doprowadzić do odpowiedzialności karnej (gdy brak opłaty związany był z oszustwem);
  2. Będąc dłużnikiem, spróbuj jak najszybciej wyjść ze spirali zadłużenia poprzez ograniczanie wydatków, odłożenie części z nich w czasie, a także rozmowę z wierzycielami;
  3. Postaraj się, aby zwłoka w płatności nie przekroczyła 90 dni (ze względów podatkowych);
  4. Regularnie analizuj swoje finanse, planuj z wyprzedzeniem budżet, prowadź rejestr faktur i podejmuj inne działania, które pozwolą zminimalizować ryzyko nieopłacenia faktur w przyszłości;
  5. Przemyśl faktoring (odsprzedaż nieprzeterminowanych faktur) jako sposób na zadbanie o płynność finansową swojego biznesu;
  6. Jeżeli jesteś stroną wystawiającą faktury, podejmuj działania, które pozwolą Ci uchronić się przed niepłacącymi klientami (weryfikuj swoich kontrahentów i poprawnie konstruuj umowy, pamiętając w nich o zastrzeżeniu odsetek i kar umownych oraz zaliczek);
  7. Pamiętaj, aby zbierać dowody, które pozwolą Ci udowodnić brak otrzymania zapłaty;
  8. Faktura ulega przedawnieniu w zależności od charakteru i rodzaju działalności, której dotyczy (najczęściej jest to termin 2-letni, który związany jest z fakturami dotyczącymi sprzedaży towarów i usług);
  9. Odsetki od niezapłaconego w terminie rachunku mogą być wskazane w umowie. W przypadku braku takiego wskazania, co do zasady, obowiązywać będą odsetki ustawowe;
  10. Pamiętaj o możliwości, jaką jest ulga na złe długi, czyli o rozwiązaniu podatkowym pozwalającym na niepłacenie podatku (PIT, CIT oraz VAT) od faktur nieopłaconych.

FAQ: najczęściej zadawane pytania

Czy można wstrzymać płatność faktury?

Możliwe jest przesunięcie terminu płatności. Zasadniczo może być ono dokonane w dowolnej formie np. aneksu do umowy lub wystawienia faktury korygującej. Choć, aby skutecznie je udokumentować, powinna być zachowana do tego forma pisemna. Na przesunięcie terminu zapłaty za fakturę powinny zgodzić się jednak obydwie strony transakcji.

Czy można odzyskać podatek dochodowy od niezapłaconych faktur?

Podatnik, który nie otrzymał od swojego kontrahenta zapłaty za fakturę, może skorzystać z tzw. ulgi na złe długi. Rozwiązanie to działa zarówno przy podatkach dochodowych (PIT i CIT), jak i przy podatku VAT i pozwala na niepłacenie podatku od faktur nieopłaconych.

Gdzie złożyć pozew o zapłatę faktury?

Pozew o zapłatę powinien zostać złożony do sądu właściwego dla sądu miejsca zamieszkania (lub siedziby) pozwanego, a więc dłużnika. Pamiętać również o możliwości wniesienia pozwu do e-Sądu w trybie elektronicznego postępowania upominawczego.

Czy można zapłacić fakturę za kogoś?

Obowiązujące w Polsce przepisy nie zabraniają dokonywania opłat za otrzymane usługi lub towary z konta innego niż konto należące do przedsiębiorcy, którego dotyczyła dana faktura. Ograniczenia tego typu istnieją jednak w przypadku rozliczeń publicznoprawnych.

Jak napisać przypomnienie o zapłacie?

Przypomnienie o zapłacie nie jest dokumentem ściśle sformalizowanym. Ma on na celu jedynie wysłanie do kontrahenta komunikatu dotyczącego tego, że zbliża się lub upłynął już termin płatności wystawionego rachunku. Dobrze jednak, aby zawierał podobne informacje do tych, które powinny znaleźć się w wezwaniu o zapłatę. M.in. podstawowe dane wierzyciela i dłużnika, dane faktury, której dotyczy płatność oraz kwotę, rodzaj i termin zapłaty.

Naszym celem jest dostarczanie użytkownikom wartościowych i wiarygodnych treści, które pomogą im podejmować świadome decyzje finansowe. Wszystkie artykuły publikowane na naszym portalu opierają się na sprawdzonych źródłach i są redagowane przez specjalistów z dziedziny finansów.

Źródła:

1. Art. 286. KK, Oszustwo

2. Art. 485. KPC, Warunki wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym

Jak podobała Ci się treść?
5 - ciekawa, 1 - nieciekawa
4.1/5 - (12 votes)
Komentarze (0)

Odpowiadasz na komentarz:

Komentarz zostanie opublikowany pod tą nazwą

Adres e-mail nie zostanie nigdzie opublikowany

Treści, które udostępniasz w serwisie są weryfikowane

Polecane artykuły

Zobacz wszystkie
Zobacz wszystkie
Porównywarka ofert
Porównaj ()