Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach – wzór z wyjaśnieniem

Wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach bywa pomocne w różnych sytuacjach. Dzięki niemu możemy skorzystać z usług rozmaitych instytucji, np. społecznych czy finansowych. Kiedy przedłożenie zaświadczenia jest konieczne, od kogo możemy je otrzymać i co powinno zawierać?

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach stanowi potwierdzenie źródła i wysokości dochodu. Wymagane jest w licznych instytucjach finansowych i to zwykle z nimi jest kojarzone. Bywa niezbędne m.in. podczas ubiegania się o kredyt gotówkowy, ale nie tylko. Wobec tego warto wiedzieć, kto może nam je wydać, jak powinno wyglądać i jakie dane pracownika oraz pracodawcy musi zawierać.

Wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach – do pobrania

Zaświadczenie o zatrudnieniu nie ma jednego, odgórnie narzucanego wzoru. Jego wygląd może zależeć od:

• decyzji instytucji wymagającej tego dokumentu,
• wzoru ustalonego przez podmiot zatrudniający,
• inicjatywy pracownika.

Przed zgłoszeniem się do pracodawcy z wnioskiem o wydanie zaświadczenia, powinniśmy dowiedzieć się, jak kwestia ta wygląda w naszym przypadku. Część instytucji finansowych nie przyjmuje dokumentów, które zostały stworzone niezgodnie z wewnętrznymi wytycznymi. Jeśli szablon jest ustalony odgórnie, to zwykle możemy go pobrać w formacie PDF za darmo ze strony danej firmy.

Gdy takiej informacji nie ma w witrynie i nie informuje o niej konsultant, przyjmijmy, że wzór jest dowolny lub możemy zdać się na szablon stosowany przez pracodawcę.

Poniżej umieściliśmy wzór zaświadczenia do pobrania w formacie PDF.

Jak wypełnić zaświadczenie o zarobkach?

Najczęściej na wniosek pracownika zaświadczenie o zatrudnieniu wypełnia pracodawca lub osoba do tego upoważniona. W większych firmach może to być np. reprezentant działu kadr. Rzadziej zdarza się, że to my – jako pracownicy – jesteśmy proszeni o uzupełnienie dokumentu, którego zgodność ze stanem faktycznym sprawdza przełożony.

W większości przypadków zaświadczenie o zatrudnieniu zawiera następujące informacje:

• dane pracodawcy (zwykle nazwa firmy oraz NIP),
• dane pracownika (zwykle imię i nazwisko oraz numer PESEL, rzadziej numer dowodu osobistego),
• stanowisko, na którym zatrudniony jest pracownik,
• rodzaj umowy zawartej między pracownikiem a pracodawcą (np. umowa jest na czas określony, nieokreślony itp.),
• datę zatrudnienia,
• średnią wysokość wynagrodzenia z ostatnich kilku miesięcy (zależnie od wytycznych instytucji, może to dotyczyć ostatniego kwartału lub półrocza),
• datę wystawienia dokumentu,
• pieczątkę i podpis pracodawcy.

We wniosku warto zamieścić informację o ewentualnym zajęciu części pensji przez komornika, jeśli takie występuje. Niektóre instytucje wymagają także deklaracji ze strony pracodawcy, że nie jesteśmy w chwili wypełniania wniosku na okresie wypowiedzenia lub rozwiązania umowy.

Polecamy: Co zrobić, aby komornik zszedł z pensji?

Po wydrukowaniu szablonu wystarczy tylko, że wypełnimy puste pola (które nas dotyczą), prawdziwymi informacjami. Następnie pracodawca składa podpis w wyznaczonym do tego miejscu, odbija firmową pieczątkę i gotowe.

Jak uzyskać zaświadczenie o zarobkach?

Co zrobić, aby otrzymać zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach? Zależnie od miejsca, w którym pracujemy, procedura ubiegania się o różne dokumenty może wyglądać nieco inaczej. W danej firmie obowiązywać mogą np.:

• prośby o wydanie dokumentów, składane przez wewnętrzny system,
• prośby o wydanie dokumentów, składane w wersji papierowej do kadr,
• lub prośby słowne kierowane do przełożonych lub bezpośrednio do szefostwa.

Niezależnie od ścieżki, przyjmuje się, że pracodawca ma obowiązek wydać zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach, gdy ubiega się o nie pracownik. Co prawda kwestia ta nie została ujęta w Kodeksie pracy, ale taka odmowa traktowana może być jako działanie na naszą szkodę.

Przywołamy w tym miejscu Ustawę o emeryturach i rentach Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. 1998 Nr 162, poz. 1118) ¹. Zgodnie z nią podmiot zatrudniający jest zobowiązany do wystawienia dokumentu, na podstawie którego możliwe jest ustalenie wysokości świadczenia.

Kto może wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?

Zaświadczenie o zatrudnieniu wystawia pracodawca, czyli firma, w której jesteśmy zatrudnieni. Może zająć się tym jej właściciel lub osoba przez niego do tego upoważniona. Jak wspominaliśmy, czasem odpowiada za to np. dział kadr lub specjalnie oddelegowany pracownik. W praktyce natomiast stanowisko i funkcja osoby, która złoży podpis na dokumencie, nie jest aż tak istotna. Najważniejsze, by zgodnie z prawem reprezentowała ona firmę, a zawarte we wniosku informacje odpowiadały rzeczywistości.

Ile czeka się na zaświadczenie o zarobkach?

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach w większości firm wydawane jest praktycznie od ręki. Zazwyczaj gotowy dokument dostaniemy jeszcze tego samego dnia i od razu będziemy mogli złożyć go w instytucji, która tego od nas wymaga.

Przepisy jednak odgórnie nie regulują terminu, w którym pracodawca ma obowiązek realizacji naszej prośby. Przyjmuje się jednak, że powinno być to zrobione niezwłocznie, szczególnie jeśli dokument jest potrzebny w ZUS-ie, sądzie lub innej instytucji państwowej.

Ile kosztuje wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach?

Wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach jest bezpłatne. Co więcej, jako pracownik, możesz prosić o nie swojego pracodawcę wielokrotnie, jeśli zajdzie taka potrzeba. Za każdym razem powinno też zostać zrealizowane.

Jak długo ważne jest zaświadczenie o zarobkach?

To, jak długo jest ważne zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach, zależy w głównej mierze od instytucji, która tego dokumentu od nas wymaga. Nie istnieje odgórny przepis określający termin, po którym informacje zawarte w dokumencie stają się oficjalnie nieaktualne.

W przypadku wielu instytucji czas ważności tego typu zaświadczeń wynosi trzy miesiące. Nie brak jednak sytuacji, gdy „aktualne” są one także przez pół roku lub zaledwie 30 dni. Co istotne, dokument ten nigdy nie jest bezterminowy. Gdy dane stracą ważność, musimy ponownie ubiegać się o wystawienie nowej wersji od pracodawcy.

Do czego przydaje się zaświadczenie o zarobkach?

Zaświadczenie bywa przydatne w wielu sytuacjach. Stanowi ono oficjalną informację potwierdzającą naszą sytuację finansową i stabilność zatrudnienia. Kiedy może się przydać? Np. przy:

• ubieganiu się o kredyty bankowe,
• wnioskowaniu o pożyczki pozabankowe,
• zapisywaniu dziecka do przedszkola, szkoły lub innej placówki opiekuńczo-wychowawczej,
• staraniu się o dofinansowanie w ramach organizowanych programów rządowych i europejskich,
• rozprawach sądowych i rozwodowych,
• ustalaniu praw i wysokości alimentów.

W wielu sytuacjach przedstawienie zaświadczenie o zatrudnieniu wzmacnia naszą wiarygodność i podnosi zdolność kredytową. Właśnie dlatego tak istotne jest dopilnowanie, aby pracodawca uwzględnił wszystkie nasze dochody, a nie tylko podstawowe wynagrodzenie. Przy wyliczaniu średniej liczą się różnego rodzaju premie czy dodatki (często znacznie podnoszące ostateczną kwotę). Dzięki nim bank lub sklep może udzielić nam zgody na sprzedaż ratalną czy zaciągnięcie większego kredytu.

Z drugiej strony dane dotyczące pensji na zaświadczeniu mogą upoważniać nas do korzystania z programów socjalnych. W tym przypadku oficjalnie deklarujemy, że nasze dochody są na tyle niskie, że kwalifikujemy się do otrzymania wsparcia.

Jeśli zaświadczenie o zatrudnieniu przedstawiamy na polecenie sądu, to powinniśmy być szczególnie uważni. Niedostarczenie tego dokumentu we wskazanym terminie może skutkować karą grzywny z tytułu zatajenia dowodów.

Jak banki weryfikują prawdziwość zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach?

Banki zawsze weryfikują prawdziwość zaświadczeń, które im przedstawiamy. W końcu dokumenty wypełnić może każdy, a pieczątkę dowolnej firmy przypuszczalnie bez większego problemu da się kupić w internecie. Informacje o wynagrodzeniu z kolei moglibyśmy zmyślić. Taka sytuacja sprowadziłaby na instytucję finansową ogromne ryzyko. Przyznany na podstawie fałszywych informacji kredyt mógłby nie zostać uregulowany. Niewykluczone, że nasze realne dochody nie pozwalałyby na regularną spłatę rat, a to przełożyłoby się też na kłopoty kredytodawcy.

Właśnie dlatego instytucje bankowe skupiają się na dwóch podstawowych kwestiach:

• weryfikacji potencjalnych klientów,
• weryfikacji ich pracodawców.

W pierwszym przypadku prześwietlani jesteśmy my. Specjaliści analizują naszą historię kredytową i zdolność kredytową. Upewniają się, że w przeszłości nie mieliśmy kłopotów ze spłatą innych zobowiązań i sprawdzają, czy obecnie z niczym nie zalegamy. Współpracują z rozmaitymi bazami dłużników, takimi jak np. BIK. Następnie weryfikują podane przez nas w zaświadczeniu dane i szacują, ile pieniędzy i na jakich warunkach mogłyby nam pożyczyć.

Następnym krokiem jest prześwietlenie naszego pracodawcy. Przede wszystkim mowa tu o sprawdzeniu, że działa on legalnie – firma powinna być zgłoszona do CEiDG. Następnie oceniana jest jej stabilność finansowa, a także sytuacja rynkowa branży, w której działa. Ma to prowadzić do zminimalizowania ryzyka.

Ostatnim krokiem jest bezpośredni kontakt z pracodawcą i potwierdzenie danych zawartych w otrzymanym od nas zaświadczeniu. Jeśli wszystkie informacje się zgadzają, bank uznaje dokument za wiarygodny. Problem natomiast w tym, że pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia takiej rozmowy i udzielania informacji na nasz temat.

Wiele firm wręcz w swoich regulaminach uwzględnia pełną ochronę danych pracowników. Zakłada to odmowę prowadzenia wszelkich rozmów na tematy związane z warunkami zatrudnienia z osobami do tego nieupoważnionymi. Z perspektywy przedsiębiorcy odbierającego telefon nie ma w końcu pewności, że jego rozmówca jest rzeczywiście pracownikiem banku, za którego się podaje.

Co w momencie, gdy bank nie może zweryfikować pracodawcy?

Bank może uznać to za brak współpracy pracodawcy i negatywnie odpowiedzieć na nasz wniosek, np. o kredyt. Alternatywą jest jeszcze przedłożenie zaświadczenia o wysokości dochodu z Urzędu Skarbowego ². Prośbę o ten dokument możemy złożyć:

• osobiście w urzędzie skarbowym,
• drogą pocztową,
• online za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego,
• online za pośrednictwem e-PUAP.

Wnioski przez e-Urząd Skarbowy są darmowe. W pozostałych przypadkach będziemy musieli uregulować opłatę skarbową wynoszącą 17 zł. Potwierdzenie jej wpłaty dołączyć musimy do dokumentacji. US na rozpatrzenie naszego wniosku ma 7 dni.

Poniżej przedstawiamy wzór takiego zaświadczenia o dochodach.

Źródła:

1. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19981621118/U/D19981118Lj.pdf

2. https://www.podatki.gov.pl/zaswiadczenia/o-dochodach-w-tym-o-przychodzie/