Umowa faktoringu – co zawiera? [Wzór z omówieniem]

Usługi faktoringowe cieszą się rosnącą popularnością wśród polskich przedsiębiorców, co wpływa na zainteresowanie nie tylko tą metodą finansowania, ale i przebiegiem formalności. Umowa faktoringowa to w końcu ważny dokument, którego ramy warto poznać zawczasu. Co powinno się w nim znaleźć i jak rodzaj faktoringu wpływa na poszczególne zapisy? Omawiamy wzór.

Na czym polega umowa faktoringu?

Umowa faktoringu zawierana jest przy skorzystaniu przed przedsiębiorstwo z usługi finansowania faktur. Określa ona najważniejsze ustalenia, wskazując m.in. nazwę przedsiębiorstwa, dane firmy finansującej, a także kwotę i czas finansowania. Ważne jest też wskazanie rodzaju faktoringu, na jaki zdecydował się zainteresowany.

Warto wiedzieć, że umowa faktoringowa to jeden z tych dokumentów, którego treść nie jest oparta na odgórnie ustalonym wzorze. Do czynienia mamy z tzw. umową nienazwaną, której ogólnie przyjęte ramy ukształtowała branża, jej specyfika i zakres usług, w których się specjalizuje. Pod kątem prawnym, reguluje ją zarówno kodeks cywilny, jak i kodeks spółek handlowych.

Umowa faktoringu jest podstawowym sposobem na zabezpieczenie interesów obu stron transakcji. Przydaje się to szczególnie w razie kłopotów z terminowym uregulowaniem należności przez kontrahenta. Treść umowy jasno rozstrzyga po czyjej stronie leży obowiązek wyegzekwowania płatności – może to bowiem pozostać po stronie przedsiębiorcy, a może to przejąć firma faktoringowa.

Co może być przedmiotem umowy faktoringu?

Faktoring to usługa o bardzo zróżnicowanym charakterze, która koncentruje się na finansowaniu bieżącej działalności danego przedsiębiorstwa. Jej przedstawiciel sam decyduje się, które faktury, w jakim wymiarze oraz na jak długo chce objąć finansowaniem.

• W momencie zawarcia umowy faktoringu może dojść do pełnego przeniesienia na faktora własności wierzytelności, wraz z windykowaniem go w razie opóźnienia. Jest to wówczas tzw. faktoring pełny, który obejmuje cały zestaw postępowania wobec indywidualnej lub pakietu faktur. Firma faktoringowa kupuje wierzytelność, finansuje fakturę przedsiębiorcy, a następnie sama dochodzi długu u kontrahenta.

• Innym popularnym przedmiotem umowy faktoringu jest tzw. faktoring niepełny. Dochodzi wówczas do tzw. cesji wierzytelności, przy której firma faktoringowa zobowiązuje się jedynie do sfinansowania określonych umów. To, czy kontrahent, na którego wystawiono fakturę, ostatecznie ją opłaci, pozostaje już w gestii przedsiębiorcy.

Zarówno z usługą faktoringu pełnego, jak i niepełnego, wiązać może się jeszcze dodatkowa czynność ze strony firmy faktoringowej. Może ona przeprowadzić weryfikację wiarygodności kontrahentów na życzenie firmy, stosować doradztwo dla przedsiębiorców czy długoterminowo zapewniać finansowanie np. do określonego progu kwotowego.

Jakie są strony umowy faktoringu?

Przyjęło się przeświadczenie dotyczące tego, że stroną umowy zazwyczaj są jedynie dwie osoby lub dwa podmioty. Tak dzieje się również w przypadku umowy faktoringu, ale tylko z pozoru, gdyż poza głównymi podmiotami istotne znaczenie ma jeszcze nieformalna trzecia strona.

• Pierwszą stroną umowy jest faktorant, czyli przedsiębiorstwo kupujące usługę faktoringu. Może to być zarówno duża firma, niewielkie przedsiębiorstwo, jak i jednoosobowa działalność gospodarcza.
• Po drugiej stronie znajduje się faktor, a inaczej – firma faktoringowa oferująca sfinansowanie kontrahentów na odgórnie ustalonych zasadach.

Przyglądając się z bliska, umowa nie kończy się jednak na wskazaniu danych faktoranta i faktora. Własność wierzytelności wynikających z faktury dotyczy w końcu określonego kontrahenta, którego dane również powinny zostać uwzględnione w treści dokumentu.

Dłużnik faktoringowy nie jest trzecią stroną umowy, ale zazwyczaj jest on informowany o jej zawarciu oraz konsekwencjach związanych np. ze zmianą podmiotu, który będzie dochodzić wierzytelności. Wyjątkiem od tej reguły jest jedynie usługa tzw. cichego faktoringu, która zakłada dyskrecję i brak informowania współpracowników przedsiębiorcy o korzystaniu przez niego z usługi finansowania faktur.

Jak rodzaj faktoringu wpływa na umowę faktoringu?

Najpopularniejsze dwa rodzaje faktoringu są kluczowe dla głównego elementu umowy, czyli fragmentu regulującego kwestię dochodzenia wierzytelności. W jaki sposób ulega on zmianie oraz jak kształtują się wówczas prawa i obowiązki faktora wraz z faktorantem?

• Faktoring niepełny powoduje, że umowa faktoringu dotyczy jedynie cesji wierzytelności. Faktor deklaruje szybką wypłatę środków na pokrycie wybranych faktur od dowolnych kontrahentów. W usłudze nie jest jednak uwzględnione ryzyko niewypłacalności dłużnika. Jeżeli ten nie opłaci na czas swojej należności, to dalej po stronie przedsiębiorcy leży obowiązek podjęcia się działań windykacyjnych. Zazwyczaj nie jest to w ogóle konieczne, ale w przypadku niewypłacalności dłużnika na firmę spadnie kosztowny kłopot bez szansy szybkiego rozstrzygnięcia.

• W przypadku faktoringu pełnego, przedsiębiorca otrzymuje pełen pakiet usługowy. Umowa zakłada nie tylko finansowanie wskazanych faktur od kontrahenta lub kontrahentów firmy, ale także pełne odkupienie wierzytelności. Oznacza to, że w razie wystąpienia problemów z terminowym uregulowaniem płatności to faktor zajmuje się windykacją. Jeżeli przedsiębiorstwo współpracuje z ryzykownymi i niepewnymi partnerami, wówczas takie rozwiązanie to wartościowa inwestycja.

Co musi zawierać umowa faktoringu?

Choć specyfika danego przedsiębiorstwa, kwota wsparcia i zakres współpracy z daną firmą faktoringową mogą się różnić, to wskazać można uniwersalne punkty, które powinny znaleźć się w każdej umowie faktoringowej.

• Dokładne dane przedsiębiorstwa, które występuje o usługę faktoringową, z podaniem nie tylko jego nazwy, ale i numeru KRS oraz danych osoby reprezentującej – jeżeli oddelegowana jest do tego osoba inna niż np. prezes lub dyrektor firmy.
• Data i miejsce zawarcia umowy faktoringu.
• Rodzaj faktoringu, na jaki zdecydował się przedsiębiorca, co reguluje kwestię odkupienia wierzytelności oraz postępowania w razie nieterminowej spłat długu przez kontrahenta.
• Czas trwania umowy.
• Zasady naliczania kosztów oraz ich pełen wymiar.
• Numer konta bankowego, na który powinny zostać przelane środki w ramach faktoringu.
• Dane kontrahenta lub kontrahentów, których wierzytelności są objęte finansowaniem.
• Usługi dodatkowe, które oferuje faktor, jak np. regularna weryfikacja kontrahentów czy doradztwo finansowe.

Warto sprawdzić, czy kontrahent znajduje się na białej liście podatników VAT.

Przykładowy wzór umowy faktoringu

Jako że umowa faktoringu jest tzw. umową nienazwaną, to jej treść oraz zakres płynnie ukształtował się na przestrzeni ostatnich kilkunastu lat funkcjonowania takich usług. W ten sposób można wskazać najważniejsze elementy oraz informacje, które muszą znaleźć się w tym dokumencie, aby rzetelnie odnotował i uregulował on wszystkie ustalenia, prawa i obowiązki obu stron transakcji.

Na co zwrócić uwagę, podpisując umowę faktoringową?

Usługi faktoringu cieszą się relatywnie dobrą reputacją i są jednym z najbardziej cenionych sposobów na finansowanie potrzeb na rynku pozabankowym. Nie oznacza to jednak, że przy sporządzaniu oraz podpisywaniu dokumentu, nie warto przyjrzeć się szczególnie jego kilku istotnym zapisom. Co powinno szczególnie zwrócić uwagę podpisującego umowę?

• Dokonując sprzedaży wierzytelności w ramach umowy faktoringowej, zawsze warto sprawdzić dokładny koszt usługi. Faktor pobiera, jak wiadomo, prowizję obliczaną proporcjonalnie do wartości wierzytelności, jednak koszt całkowity mogą powiększyć opcjonalne usługi dodatkowe. Poznanie kosztu faktoringu jest też ważne szczególnie przy zawarciu umowy długoterminowej. W ten sposób firma oszacuje udział kosztów finansowania faktur w swoim budżecie i być może rozstrzygnie, czy na dłuższy czas jest to dla niej opłacalne.
• Usługi faktoringu dla wielu mogą wydawać się zagadnieniem skomplikowanym i zagmatwanym, szczególnie przy korzystaniu z nich po raz pierwszy. W ten sposób, warto w umowie zawsze dokładnie sprawdzić pełen zakres wybranego pakietu. Czy ostatecznie zdecydowaliśmy się na faktoring pełny? A może jest to tylko cesja wierzytelności w ramach faktoringu niepełnego? Czy kwestia dochodzenia długu pozostaje po stronie firmy, czy przejmuje ją faktor? To pytania, które zawsze warto sobie postawić przed podpisaniem dokumentu.
• Jako że umowa faktoringu dotyczy też pośrednio trzeciej strony, czyli kontrahenta lub kontrahentów, zawsze warto sprawdzić, jak lub czy dowiadują się oni o tym fakcie. W przypadku faktoringu klasycznego kontrahent może zostać poinformowany o skorzystaniu przez przedsiębiorcę z usługi faktoringu. Jeżeli mówimy jednak o faktoringu cichym, wówczas transakcja pozostaje poza wiedzą trzeciego podmiotu. Warto przyjrzeć się jak tę kwestię uregulowano w umowie.

Umowa faktoringu – kiedy warto ją podpisać?

Faktoring to usługa, która nie bez powodu cieszy się coraz większą popularnością. Spośród wielu motywacji, którymi kierują się przedsiębiorcy, warto wskazać te najważniejsze, które okazują się uniwersalnymi argumentami za rozważeniem profesjonalnego finansowania faktur.

• Firma pozyskuje ważne i niezawodne źródło finansowania swojej bieżącej działalności, niezależnie od indywidualnej sytuacji kontrahentów. Ci w końcu często opóźnienia w płatnościach tłumaczą nie działaniami umyślnymi, tylko osobistymi kłopotami finansowymi. Dzięki faktoringowi, przedsiębiorca nie musi tego odczuwać, planując swój miesięczny budżet.

• Przedsiębiorstwo może całkowicie pozbyć się niepewności związanej z ryzykiem nieotrzymania środków z faktury na czas, ale i konieczności podejmowania się działań na wypadek wystąpienia opóźnienia. Firma oferująca faktoring pełny bierze na siebie całą odpowiedzialność związaną z egzekwowaniem faktury, co jest dobrym rozwiązaniem szczególnie dla bardzo zapracowanych przedsiębiorców.

• Faktoring może okazać się atutem nie tylko dla danej firmy w jej wewnętrznej sferze, ale i dla klientów. Szczycąc się gwarancją terminowego realizowania płatności lub dostarczania usługi, faktoring może zwiększać konkurencyjność przedsiębiorstwa i wspomagać budowanie jego pozytywnego wizerunku. Niezależnie od kontrahentów, szczególnie przy ich dużej liczbie, terminowość realizowania przez nich płatności nie wpływa na kondycję biznesową firmy.

• Środki z faktoringu, szczególnie przy objęciu nimi większej liczby faktur, mogą sprawdzić się jako inwestycja w rozwój firmy. Niektóre firmy, szczególnie o krótkim stażu rynkowym, często balansują na granicy zyskowności i przez to nie mogą zainwestować np. w zakup lepszych maszyn czy zatrudnienie pracowników. Faktoring może skutecznie załatać tę lukę, ułatwiając podjęcie się ryzyka biznesowego, które często szybko się zwraca i przynosi widoczne, wymierne korzyści.