Co powinna zawierać faktura? Niezbędne informacje

Wystawianie faktur VAT to jedna z najważniejszych i podstawowych czynności wykonywanych przez przedsiębiorców. Co jednak koniecznie musi znaleźć się w tym dokumencie? Przepisy ściśle regulują tę kwestię i każda osoba, prowadząca własny biznes, powinna znać szczegółowe wytyczne.

Przedsiębiorcy pracujący na termin ważności wystawiają swoim kontrahentom faktury VAT. Dzięki nim mogą oni potwierdzić, że doszło do transakcji, a także prawidłowo rozliczyć ją z urzędem podatkowym. Co więcej, w dokumencie zawarte są wszystkie najważniejsze informacje dotyczące zarówno przedmiotu transakcji, jak i jej stron.

Zależnie od okoliczności, może być on wystawiany przez nas (jako osoby prowadzące firmę) lub dla nas (gdy korzystamy z usług innych przedsiębiorców). W obu przypadkach ściśle określone są elementy faktury VAT, które muszą się na niej znaleźć. W innym może zostać uznana za nieważną lub konieczne będzie sporządzenie faktury korygującej.

Faktura – co to jest?

Faktury VAT stanowią potwierdzenie tego, że między określonymi w nich stronami zawarta została transakcja. Co istotne, jest ona opodatkowana podatkiem od towarów lub usług. Dobrze sporządzony dokument stanowi natomiast podstawę do odliczenia naliczonego podatku VAT.

Można powiedzieć, że faktura VAT jest specjalnym typem rachunku, potwierdzającym dokonanie transakcji kupna i sprzedaży. Sporządzana jest w dwóch egzemplarzach, które powinny trafić do obu stron. Następnie przedsiębiorcy muszą gromadzić i przechowywać je – wraz ze wszystkimi innymi dokumentami podatkowymi – przez wskazany dokładnie w obowiązujących przepisach czas.

Jak wygląda faktura?

Faktura VAT przybiera zarówno papierową formę tradycyjną, jak i elektroniczną. Dzięki temu może być zarówno przekazywana osobiście, jak i zdalnie (np. pocztą) oraz online. Jej wzór i wygląd natomiast nie są odgórnie narzucone przez przepisy. Sprawia to, że dokumenty te wyglądają niezwykle różnorodnie – w zależności od firmy, która je wystawia.

Na rynku jest wiele ogólnych i darmowych wzorów do wystawiania faktur. Mowa tu zarówno o wersjach fizycznych, jak i możliwych do uzupełnienia online.

Jakie elementy powinna zawierać faktura?

Spis elementów, które muszą znaleźć się na fakturze VAT, odnajdziemy w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT1. Zgodnie z zawartymi w nim wytycznymi, poprawnie wystawiony dokument musi mieć:

  • daty wystawienia,
  • numer identyfikujący fakturę (kolejny, nadany w ramach jednej lub więcej serii),
  • imiona i nazwiska (lub nazwy) podatnika i nabywcy towarów lub usług,
  • adresy stron transakcji,
  • numery NIP stron transakcji,
  • datę wykonania usługi, zakończenia dostawy towarów lub datę otrzymania zapłaty (gdy ta data została określona i jest inna od daty wystawienia faktury),
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • ilość (liczbę) i miarę dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi netto,
  • kwoty obniżek cen i opustów,
  • wartość sprzedaży netto,
  • stawkę podatku VAT i jego wartość,
  • sumę wartości sprzedaży netto (z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż, która jest zwolniona z podatku),
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto (z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku),
  • kwotę należności ogółem.
Faktura i jej elementy

Elementy dodatkowe faktury

W szczególnych przypadkach na fakturach VAT znaleźć się muszą także informacje o:

  • samofakturowaniu – gdy nabywca towarów lub usług wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy,
  • odwrotnym obciążeniu – gdy obowiązek rozliczenia podatku VAT przerzucony został ze sprzedawcy na nabywcę,
  • metodzie kasowej – gdy przedsiębiorca może rozliczyć VAT zazwyczaj dopiero w chwili, gdy otrzyma płatność od kontrahenta (chroni to przed koniecznością zapłaty podatku, gdy wystawiona faktura jeszcze nie została uregulowana),
  • procedurze marży – gdy podstawą opodatkowania jest kwota marży (dotyczy to głównie usług turystycznych, sprzedaży towarów używanych, antyków, dzieł sztuki czy przedmiotów kolekcjonerskich).

Na fakturze nie musi podpisywać się zarówno sprzedawca, jak i nabywca towarów czy usług. Nie ma też konieczności umieszczania na niej pieczątek firmowych. Wyjątkami od tej reguły są jedynie nota korygująca i faktura VAT RR (na rzecz rolników ryczałtowych).

Kto wystawia fakturę?

Obowiązek wystawiania faktur spoczywa na:

  • osobie fizycznej, prowadzącej działalność gospodarczą,
  • zarejestrowanym podatniku VAT czynnym,
  • podatniku zwolnionym z VAT (niezależnie od tego, czy dokonał rejestracji w US na druku VAT-R).

Co powinna zawierać faktura VAT?

Na fakturze możemy umieścić również szereg elementów dodatkowych. Zależnie od sytuacji, mogą one np. ułatwiać nam prowadzenie firmy lub być zgodne z ustaleniami poczynionymi z kontrahentem. Najczęściej przedsiębiorcy decydują się na umieszczenie informacji o:

  • formie płatności (przelew, karta bankowa, gotówka itp.),
  • terminie płatności (konkretna data),
  • statusie płatności (np. opłacono, pozostało do zapłaty itp.),
  • oznaczeniu oryginału i kopii,
  • numerze konta bankowego.

Ponadto często pojawić się na niej mogą elementy graficzne. Mowa tu np. o logo firmy wystawiającej dokument.

Co powinna zawierać faktura korygująca?

Szczegółowe wytyczne, opisujące uproszczoną fakturę VAT, znajdziemy na stronie Biznes.gov.pl 2. Zgodnie z wytycznymi musi ona zwierać:

  • wyrażenie korekta lub faktura korygująca,
  • datę wystawienia,
  • kolejny numer,
  • wszystkie dane zawarte w fakturze, do której się odnosi,
  • opis przyczyny korekty.

Ponadto, jeśli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego:

  • kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej,
  • prawidłową treść korygowanych pozycji.

Faktura faktoringowa

Faktoring jest usługą finansową, która zyskuje w Polsce na popularności, a w jej ramach możliwe jest wystawienie faktury faktoringowej. Mowa tu o dokumencie, który jest cedowany na faktora. Odbywa się to na podstawie umowy faktoringowej. Jak to działa w praktyce?

Jako przedsiębiorcy, wystawiamy zwyczajną fakturę naszemu kontrahentowi. Musi mieć ona wszystkie elementy wymienione powyżej. Następnie, gdy termin zapłaty na niej jeszcze nie minął – „przekazujemy” jej kopię faktorowi. Ten od razu płaci nam wskazaną w dokumencie kwotę, pomniejszoną o prowizję (zwykle 10-20%). To pozwala nam na dobrą płynność finansową przedsiębiorstwa. Gdy natomiast kontrahent ureguluje płatność, pieniądze trafią prosto na konto firmy faktoringowej.



Polecamy: Forfaiting — co to? Czym różni się od faktoringu?

Jak wystawić fakturę?

Przedsiębiorcy mogą skorzystać z wielu rozwiązań umożliwiających wystawianie faktur klientom. Zależnie od upodobań do naszej dyspozycji pozostają:

  • papierowe szablony do własnoręcznego wystawiania faktur,
  • darmowe i płatne programy komputerowe do samodzielnego wystawiania faktur,
  • aplikacje księgowe pośredniczące i ułatwiające cały proces,
  • firmy oferujące usługi księgowe, udostępniające usługę wystawiania faktur online w panelach klientów.

Fakturę VAT możemy również sporządzić samodzielnie na komputerze czy nawet własnoręcznie na kartce papieru. Ważne jednak, aby znalazły się na niej wszystkie wymienione wcześniej elementy. W przypadku comiesięcznego wystawiania większej ilości dokumentów łatwiejsze i wygodniejsze jest skorzystanie z internetowych rozwiązań. Zdecydowanie usprawniają pracę, bo pozwalają na zapisywanie wzorów i wymagają jedynie uzupełniania podstawowych danych.

Daty wystawienia faktury

Ustawa o VAT mówi, że przedsiębiorca musi wystawić fakturę najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po dostawie towaru lub wykonaniu usługi. Objęta tym przepisem jest zarówno zwykła faktura VAT, jak i faktura zaliczkowa czy wystawiana na rzecz osób prywatnych, na ich żądanie. Gdy z jednym kontrahentem w ciągu miesiąca zawarliśmy kilka transakcji, nie musimy wystawiać wielu faktur z różnymi datami. Wystarczy tylko sporządzenie jednego, zbiorczego dokumentu.

Jak długo gromadzić faktury?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami wszystkie dokumenty księgowe przedsiębiorca musi przechowywać przez 5 lat. Dotyczy to:

  • faktur VAT (zarówno kopie, jak i oryginały),
  • ksiąg rachunkowych,
  • dokumentów inwentaryzacyjnych,
  • kopii rachunków,
  • wszelkich pozostałych dokumentów i dowodów księgowych.

Ponadto przez 5 lat jako przedsiębiorcy przechowywać musimy też dokumenty płatnicze, rozliczeniowe i zgłoszeniowe. W przypadku dokumentacji pracowniczej powinniśmy przechowywać ją przez 10 lat od chwili zakończenia u nas pracy przez ubezpieczonego.

Konsekwencje źle wystawionej faktury

Pomyłki zdarzają się każdemu, trzeba jednak wiedzieć, jak się z nimi uporać zgodnie z przepisami. Co musimy zatem zrobić, gdy źle wystawimy fakturę? Jeśli zorientowaliśmy się, że doszło do błędu, to możemy:

  • wystawić fakturę korygującą,
  • wystawić notę korygującą,
  • anulować wystawioną fakturę (możliwe tylko przed wprowadzeniem jej do obiegu prawnego, czyli do chwili przekazania jej nabywcy).

W przypadku wszystkich trzech scenariuszy nie czekają nas żadne negatywne konsekwencje prawne czy skarbowe. Wystarczy tylko, że dostarczymy poprawne wersje kontrahentom i się z nich odpowiednio rozliczymy.

Kary za puste i nieprawidłowe faktury

Gorzej jest, jeśli celowo sporządzamy nieprawidłowe faktury lub nieodpowiednio obchodzimy się z tymi dokumentami. Poważne konsekwencje czekać nas mogą za:

  • brak przechowywania faktur przez wskazany czas,
  • wystawianie nierzetelnych i sfałszowanych faktur (tzw. puste faktury),
  • odmowa wydania faktury lub jej niewystawienie,
  • posługiwanie się „pustymi fakturami” w celu osiągnięcia korzyści majątkowej.

Konsekwencją takich działań może być pociągnięcie nas do odpowiedzialności karnoskarbowej.

Odpowiedzialność karna

Kodeks karny również reguluje sytuacje związane z niewłaściwym wystawianiem faktur. Zgodnie z nim przestępstwem jest:

  • podrabianie i przerabianie faktur, aby używać ich jako autentycznych;
  • używanie fałszywych faktur jako autentycznych, aby osiągnąć korzyść majątkową,
  • wystawianie faktur opiewających na znaczne kwoty, poświadczających nieprawdę, a wpływających na obowiązki podatkowe 3.

Pytania i odpowiedzi o fakturze

Czego nie musi zawierać faktura?

Na fakturze nie musi być podpisów stron transakcji oraz ich pieczątek. Nie jest też konieczne określenie terminu płatności, sposobu jej dokonania i statusu w chwili wystawiania. Numer konta bankowego do wpłaty także nie jest obowiązkowy.

Faktura VAT a marża – co oznacza dla kupującego?

Marża w podatku VAT jest różnicą między kwotą, którą ma zapłacić adresat faktury a ceną nabycia, pomniejszoną o kwotę podatku. W praktyce zatem sprzedawca nalicza i odprowadza podatek VAT tylko od marży naliczonej podczas dokonywania transakcji. Dotyczy to sektora turystycznego oraz sprzedaży dzieł sztuki, antyków, towarów używanych i przedmiotów kolekcjonerskich.

Czy mam obowiązek tłumaczyć faktury w języku obcym?

Zgodnie z przepisami przedsiębiorca nie ma obowiązku tłumaczenia dokumentacji z języków obcych na polski przez tłumacza przysięgłego. Przedstawienie tłumaczenia konieczne jest jedynie w chwili, gdy dokumentacja podlega kontroli i takie jest żądanie kontrolującego.

Źródła:

1. https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-106-e

2., 3. https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00228

Jak podobała Ci się treść?
5 - ciekawa, 1 - nieciekawa
5/5 - (2 votes)
Komentarze (0)

Odpowiadasz na komentarz:

Komentarz zostanie opublikowany pod tą nazwą

Adres e-mail nie zostanie nigdzie opublikowany

Treści, które udostępniasz w serwisie są weryfikowane

Polecane artykuły

Zobacz wszystkie
Zobacz wszystkie